Einen Museumsabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Museumsabend braucht mehr als ein gutes Programm: Führungen, Vorträge und Aktivitäten müssen zu den Öffnungszeiten, Räumen und Besucherzahlen passen. Beginne deshalb mit dem Ablauf und der Kapazität pro Programmpunkt, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Technik und die Unterlagen für Team und Gäste. Plane außerdem feste Kontrolltermine ein – besonders für Führungsrouten, Mikrofone, Projektoren und kurzfristige Änderungen auf der Besucherliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Öffnungs- und Schließzeiten bestätigen
3
Führungen planen
2 Personen
4
Sprecher und Künstler buchen
2 Personen
5
Aktivitäten für Besucher auswählen
2 Personen
6
Kapazität pro Programmpunkt festlegen
2 Personen
7
Einladungen erstellen
8
Einladungen verschicken
9
Veranstaltung online veröffentlichen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Anmeldungen für Führungen bearbeiten
14
Besucherliste aktualisieren
15
Erinnerung an Besucher senden
16
Materialreservierungen vornehmen
17
Catering bestellen
18
Technik pro Saal prüfen
2 Personen
19
Führungsrouten ausarbeiten
2 Personen
20
Texte für Saalschilder schreiben
21
Programmhefte zusammenstellen
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
23
Freiwilligenanweisungen drucken
24
Lagepläne ausdrucken
25
Aktivitätsmaterialien einkaufen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Räume inspizieren
2 Personen
31
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Buffet aufbauen
3 Personen
35
Aktivitätstische einrichten
2 Personen
36
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
37
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
38
Mikrofon testen
2 Personen
39
Raumschilder aufhängen
2 Personen
40
Programmhefte auslegen
41
Namensschilder bereitlegen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Eingang öffnen
3 Personen
44
Besucher empfangen
3 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Führung begleiten
2 Personen
47
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
48
Vortrag begleiten
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet auffüllen
2 Personen
53
Abendrundgang begleiten
2 Personen
54
Workshop begleiten
2 Personen
55
Sprecher unterstützen
56
Publikumsfragen sammeln
57
Räume zwischendurch kontrollieren
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Präsentationsgeräte ausschalten
2 Personen
63
Buffet abbauen
3 Personen
64
Aktivitätstische abbauen
2 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
66
Geschirr sammeln
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Abfall trennen
2 Personen
69
Räume reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Geliehenes Material einsammeln
2 Personen
73
Material zurückbringen
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Catering verstauen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 5
AktivitätstischeAnz. 4
StühleAnz. 80
HockerAnz. 20
Umkleideraum-Garderobe
KleiderbügelAnz. 40

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 80
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Kabelloses MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

Baumwoll-TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
MuseumsflaggenAnz. 4
Dekorative BilderrahmenAnz. 8
KlebestreifenAnz. 3
SeilAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
KeksdosenAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
Staubsauger
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 10

Catering

Einkäufe

Registrierung

ProgrammhefteAnz. 250
NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
BesucherformulareAnz. 200
Kasse
Geldkassette
Kartenterminal
ArmbänderAnz. 200

Aktivitäten

SkizzenbücherAnz. 30
ZeichenpapierAnz. 500
BleistifteAnz. 60
BuntstifteAnz. 60
KaugummiAnz. 30
BleistiftspitzerAnz. 15
FilzstifteAnz. 60
SchürzenAnz. 20
BastelkartonAnz. 300
KinderschereAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
PinselsetsAnz. 10
AcrylfarbeAnz. 12
MischpalettenAnz. 10
MalschürzenAnz. 20

Beschilderung

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
KabelmattenAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 10
NotausgangsschilderAnz. 8
WarnschilderAnz. 6
Erste-Hilfe-Kasten
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Lagerung

KunststoffbehälterAnz. 12
TransportwagenAnz. 2
EtikettenaufkleberAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200

Tipps

Lege zuerst Öffnungs- und Schließzeiten sowie die Reihenfolge des Programms fest. Plane zwischen Führungen, Vorträgen und Aktivitäten mindestens 10 bis 15 Minuten Wechselzeit ein, damit Gruppen sich nicht in den Sälen stauen.
Bestimme für jeden Programmpunkt eine maximale Teilnehmerzahl, bevor das Anmeldeformular online geht. Bei Führungen solltest du die Gruppen getrennt verwalten und die Besucherliste spätestens 3 Tage vorher aktualisieren.
Prüfe die Technik pro Saal mindestens 7 Tage vorher vor Ort: Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren. Halte wiederaufladbare Batterien als Reserve bereit.
Bestelle Catering erst nach dem Anmeldeschluss und rechne Ernährungswünsche in die Bestellung ein. Stelle für Empfang und Buffet getrennte Tische bereit; Thermoskannen, Wasserkocher, Kühlboxen und Gläser werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Bereite Programmhefte, Saalschilder, Namensschilder, Lagepläne und Freiwilligenanweisungen spätestens am Vortag vor. Drucke zusätzlich eine aktuelle Besucherliste und sende den Gästen 24 Stunden vorher eine Erinnerung mit Beginn, Treffpunkt und Führungszeiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Museumsabend organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Programm und Buchungen für Sprecher oder Künstler. Technik, Catering und Drucksachen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Personen kann eine Führung beim Museumsabend aufnehmen?: Lege die Kapazität pro Führung anhand des kleinsten Raums und der Route fest; häufig sind 15 bis 25 Personen pro Gruppe praktikabel. Teile größere Anmeldungen auf mehrere Startzeiten auf und plane 10 bis 15 Minuten Abstand ein.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Museumsabend schließen?: Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Besucherliste, Führungsgruppen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Cateringmengen noch zuverlässig anpassen.
Wann prüft man die Technik für einen Museumsabend?: Führe 7 Tage vorher einen vollständigen Test in jedem genutzten Saal durch und wiederhole die Kontrolle am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Teste dabei auch Mikrofon, Lautsprecher, Präsentation, Stromversorgung und Ersatzbatterien.

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