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Mitsingabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mitsingabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Liedtexte müssen lesbar vorliegen, die Technik funktionieren und Getränke sowie Snacks rechtzeitig bereitstehen. Beginne früh mit Location, Einladungen und Repertoire, bevor du dich um Tische, Dekoration und Buffet kümmerst. Kurz vor dem Einlass zählen vor allem ein getestetes Mikrofon, gekühlte Getränke und eine klare Ausgabe der Songtexte. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location reservieren

  • Musikrepertoire zusammenstellen

    2 Personen

  • Gesangstexte prüfen

    2 Personen

  • Liedtexte drucken

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Liedtexte bereitlegen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

Event

  • Einlass betreuen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Songtexte verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage bedienen

    2 Personen

  • Mitsingblöcke begleiten

    2 Personen

  • Wunschlieder sammeln

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • MikrofonständerAnz. 2
  • NotenständerAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • GirlandenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und erfasse dabei Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. So kannst du die Menge an Snacks, Getränken, Gläsern und Sitzplätzen realistisch planen.
  • Stelle das Musikrepertoire spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Mitsingabend zusammen. Prüfe alle Gesangstexte, drucke genügend Exemplare und lege zusätzlich die Musikdateien auf dem Laptop bereit.
  • Teste die Tontechnik nicht erst beim Einlass: Schließe Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone mindestens 2 Stunden vorher an und prüfe Lautstärke, Funkverbindung und Stromkabel.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und richte Kaffee, Wasserkocher und Thermoskannen vor dem Einlass ein. Ein kleiner Vorrat an Gläsern und Serviergeschirr verhindert Warteschlangen am Buffet.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Garderobe, Buffet, Liedtexte und Namensschilder sollten fertig sein, bevor die ersten Besucher registriert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Mitsingabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location, den Einladungen und dem Musikrepertoire. In den letzten 7 Tagen folgen Reservierungsbestätigungen, Einkauf und Materialprüfung.
Wie viele Liedtexte brauche ich für einen Mitsingabend?
Drucke mindestens ein Exemplar pro Sitzplatz und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen sind das beispielsweise 55 Liedtext-Sets, damit beschädigte oder fehlende Exemplare ersetzt werden können.
Wann muss die Technik beim Mitsingabend aufgebaut werden?
Baue Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone mindestens 2 Stunden vor dem Einlass auf. Plane weitere 30 Minuten für einen vollständigen Soundcheck und die Kontrolle aller Verlängerungskabel ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Mitsingabends?
Für Tische, Stühle, Garderobe, Buffet, Dekoration und Technik solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Bei einer größeren Gruppe oder unbekannter Location sind 2 Stunden realistischer.

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