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Messekongress organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Messekongress braucht mehr als Messestände und ein gutes Programm. Du koordinierst Aussteller, Referenten, Anmeldungen, Technik, Catering und die Orientierung vor Ort. Beginne mit Datum, Ort und Programm und arbeite dich anschließend durch Einladungen, Rückmeldungen und die Ausstattung. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag geprüfte Präsentationen, passende Adapter, Namensschilder oder klare Park- und Raumpläne. Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung so, dass offene Punkte rechtzeitig sichtbar werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Aussteller endgültig einteilen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Parkinformationen erstellen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Programmhefte drucken

  • Beschilderung entwerfen

  • Technische Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    3 Personen

  • Ausstellerempfang vorbereiten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Messestände aufbauen

    8 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Bildschirm testen

    2 Personen

  • Kaffee-Stationen einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    4 Personen

  • Briefing für das Catering-Team geben

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    5 Personen

  • Namensschilder verteilen

    3 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnung des Kongresses begleiten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen abspielen

  • Zeitplan überwachen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Buffet nachfüllen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Teilnehmer zur Netzwerkveranstaltung begleiten

    2 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    4 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    6 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Registrierungsstand abbauen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Ungenutzte Vorräte lagern

    2 Personen

  • Rechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 180
  • KlappischeAnz. 24
  • RegistrierungstischeAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 12
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • MesseständeAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • BildschirmeAnz. 3
  • LaptopsAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • HDMI-AdapterAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • WiFi-RouterAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • WassergläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 180
  • TellerAnz. 220
  • BestecksetsAnz. 220
  • ServierschalenAnz. 24
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkaraffenAnz. 12

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 180
  • HalterständerAnz. 30
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • TischdeckensetsAnz. 24
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • StiftehalterAnz. 24
  • FahnenbannerAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-StehlampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Catering

  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 24
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Kochutensilien-SetsAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 8

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 24
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und plane danach mindestens 8 bis 12 Wochen für Einladungen, Ausstellerzusagen, Referenten und Anmeldungen ein. Ohne diese Eckdaten bleiben Catering, Technik und Raumaufteilung vorläufig.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche, Kontaktdaten sowie die Teilnahme an Programmpunkten. Prüfe die Liste spätestens 7 Tage vor dem Kongress und übertrage die finalen Namen auf die Namenskarten.
  • Fordere Präsentationen der Referenten spätestens 3 Tage vor dem Termin an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Denke dabei auch an HDMI-Kabel, HDMI-Adapter, Präsentationsklicker und ein Ersatzgerät.
  • Plane die Technik nicht nur nach Räumen, sondern nach Programmpunkten: Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Bildschirme müssen vor dem Einlass angeschlossen und getestet werden. Rechne für den Technikcheck mindestens 60 Minuten ein.
  • Kläre Catering und Getränke spätestens 2 Wochen vorher und bestelle Geschirr passend zur erwarteten Teilnehmerzahl. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Servierschalen und Abfallbehälter werden sonst leicht erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Messekongress planen?
Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit lassen sich Aussteller und Referenten ansprechen, das Programm festlegen, Anmeldungen sammeln sowie Catering und Technik verbindlich reservieren.
Wann müssen die Aussteller für einen Messekongress eingeladen werden?
Versende die Einladungen idealerweise 8 Wochen vor dem Kongress. Schicke die Ausstellerinformationen spätestens 4 Wochen vorher und teile die endgültigen Standflächen nach Ablauf der Anmeldefrist ein.
Wann soll die Teilnehmerliste für den Messekongress fertig sein?
Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage, um Namenskarten zu sortieren, Materialien zusammenzustellen und fehlende Angaben nachzufassen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Messekongress?
Plane mindestens 60 Minuten vor dem Einlass für den Technikcheck ein. Prüfe jeden Laptop, Bildschirm, HDMI-Adapter, jedes Mikrofon und die Präsentationen im jeweiligen Raum; bei mehreren Bühnen solltest du zusätzliche Zeit einrechnen.

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