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Meet-and-greet organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Meet-and-greet entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob die Registrierung ruhig läuft und Gespräche pünktlich beginnen. Plane zuerst Raum, Zeitfenster und Besucherkapazität, danach Anmeldung, Catering und Barrierefreiheit. In der letzten Woche brauchst du eine verlässliche Gästeliste, Namensschilder und beschilderte Wege. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, ein getesteter Fotobereich und ein Registrierungstisch mit ausreichend Material.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum und Zeitfenster festlegen

  • Besucherkapazität festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Besucherbestätigung versenden

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Cateringbestellung bestätigen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Material für Unterschriften vorbereiten

    2 Personen

  • Routen- und Tafel-Schilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Warteschlange absperren

    2 Personen

  • Fotowand aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Licht und Kamera testen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Diätoptionen separat kennzeichnen

Event

  • Registrierung besetzen

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

    2 Personen

  • Meet-and-greet begleiten

    4 Personen

  • Fotos machen

    2 Personen

  • Material für Unterschriften ergänzen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Besucher ruhig ausströmen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Materialien abbauen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reinigen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Vorräte zählen und aufbewahren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 100
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • TischdeckeAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • FotokameraAnz. 2
  • KamerastativeAnz. 2
  • RingleuchtenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • Fotowand
  • Dekorative BannerAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 120
  • StifteAnz. 30
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • AnmeldeordnerAnz. 3
  • Druckpapier
  • KlebebandAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Besucherkapazität fest, bevor du Einladungen verschickst. Öffne anschließend das Anmeldeformular und frage Ernährungswünsche direkt ab, damit die Cateringmengen nicht erst am Veranstaltungstag geschätzt werden.
  • Sende die Besucherbestätigung nach der Anmeldung und erstelle kurz vor dem Termin eine endgültige Gästeliste. Drucke Namensschilder mit etwas Reserve und lege Stifte sowie Permanentmarker am Registrierungstisch bereit.
  • Prüfe die Barrierefreiheit vor dem Aufbau, nicht erst beim Einlass. Kontrolliere dabei Wege, Türen und die Position von Tischen, Stühlen und Absperrpfosten für die Warteschlange.
  • Teste Licht, Kamera, Stativ und Ringleuchten vor dem Eintreffen der Gäste. Plane außerdem Verlängerungskabel ein und stelle die Fotowand so auf, dass der Zugang zum Registrierungstisch frei bleibt.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Snacks, Gläser, Tassen, Teller und Besteck vor Beginn bereit. Rechne für den Aufbau mit einem festen Zeitfenster und bringe alle Materialien gesammelt zum Veranstaltungsort, damit nichts im Büro liegen bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Meet-and-greet organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Zeitfenster und Besucherkapazität. In der letzten Woche bestätigst du Catering, Gästeliste, Namensschilder und Beschilderung.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Meet-and-greet verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 7 Tage geöffnet, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.
Wie viel Catering brauche ich für ein Meet-and-greet?
Lege die Mengen erst nach dem Anmeldeschluss anhand der bestätigten Gästeliste fest. Plane zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent ein, besonders bei Snacks, Getränken und Einwegalternativen.
Wann sollte der Aufbau vor einem Meet-and-greet beginnen?
Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Einlass mit Tischen, Stühlen, Registrierungstisch, Warteschlange und Fotowand. Teste Kamera und Beleuchtung spätestens 30 Minuten vor Beginn erneut.

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