LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Lebensmittelspende für die Tafel organisieren

Eine Lebensmittelspende für die Tafel braucht mehr als gesammelte Waren: Annahmekriterien, Genehmigung, Helfer und ein klarer Transportweg müssen vorher feststehen. Lege zuerst Sammelziel und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. Plane getrennte Stationen für Anmeldung, Annahme, Wiegen und Sortieren ein. So lassen sich Spenden zügig prüfen, beschriften und ins Lager bringen, ohne dass sich am Veranstaltungstag Kisten und Menschen im Weg stehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Sammelziel festlegen

    2 Personen

  • Abnahmekriterien festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigung für die Sammlung einholen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Transport ins Lager organisieren

  • Kommunikationsmaterial gestalten

  • Informationen zu Spenden veröffentlichen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Kisten und Kartons beschriften

    2 Personen

  • Sammelregistrierung vorbereiten

  • Anlieferroute markieren

    2 Personen

  • Freiwilligen-Briefing versenden

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Sortierstationen einrichten

    4 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Sammelpunkt öffnen

    2 Personen

  • Spender begrüßen

    3 Personen

  • Abgegebene Produkte annehmen

    4 Personen

  • Spenden auf Haltbarkeit prüfen

    4 Personen

  • Spenden nach Art sortieren

    6 Personen

  • Kisten und Kratten füllen

    4 Personen

  • Kartons wiegen

    2 Personen

  • Gesammelte Mengen erfassen

    2 Personen

  • Volle Kartons ins Lager bringen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausen für Freiwillige organisieren

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Vorratskartons auffüllen

    2 Personen

  • Letzte Spenden entgegennehmen

    4 Personen

  • Sammelpunkt schließen

    2 Personen

  • Übrige Produkte sortieren

    4 Personen

  • Spenden transportbereit machen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Sortierstationen abbauen

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr und Materialien abwaschen

    2 Personen

  • Spenden zur Tafel bringen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Freiwillige senden

  • Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 20
  • Klappstuhl für die Anmeldung
  • RegalgestelleAnz. 4
  • RollcontainerAnz. 6

Ausstattung

  • Plattformwaage
  • HandkarrenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Etikettendrucker
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4

Catering

  • Papp-SammelboxenAnz. 80
  • KunststoffkistenAnz. 30
  • PapiertütenAnz. 100
  • Wiederverwendbare EinkaufstaschenAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 2
  • PalettenAnz. 6
  • Einkäufe

Dekoration

  • SammelbannersAnz. 3
  • RichtungspfeileAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Tipps

  • Lege die Annahmekriterien spätestens zwei Wochen vor der Sammlung schriftlich fest. Nenne dabei ausdrücklich, welche Lebensmittel angenommen werden und welche nicht, damit Helfer keine Einzelentscheidungen vor Ort treffen müssen.
  • Plane pro Sammelstation mindestens zwei Helfer ein: eine Person prüft und registriert die Spende, die andere wiegt, beschriftet und stellt sie zur Sortierung. Bei mehreren Stationen brauchst du entsprechend mehr eingewiesene Personen.
  • Markiere die Anlieferroute mit Richtungspfeilen und Absperrband und reserviere den Zugang für Handkarren oder Rollcontainer. Prüfe mindestens einen Tag vorher, ob Schlüssel, Zufahrt und Stromanschlüsse tatsächlich zugänglich sind.
  • Beschrifte Kisten und Kartons nach Warengruppe, Haltbarkeit oder Zielbereich, bevor die ersten Spenden eintreffen. Ein Etikettendrucker und vorbereitete Sammelboxen sparen während der Stoßzeiten deutlich mehr Zeit als handgeschriebene Notizen.
  • Schicke das Briefing an Freiwillige spätestens 48 Stunden vor Beginn. Darin sollten Treffpunkt, Schichtzeiten, Kleidung, Annahmekriterien und die Telefonnummer der verantwortlichen Person stehen.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer brauche ich für eine Lebensmittelspende an die Tafel?
Rechne mit mindestens zwei Helfern pro Sammelstation und zusätzlich einer verantwortlichen Person für Transport und Ablauf. Für eine kleine Sammlung sind daher meist 5 bis 6 Personen sinnvoll, bei mehreren Stationen entsprechend mehr.
Wann muss ich die Genehmigung für eine Lebensmittelsammlung beantragen?
Kläre die Genehmigung mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Sammeltermin. So bleibt Zeit, Anforderungen der Location oder der zuständigen Stelle umzusetzen und die Informationen für Spender rechtzeitig zu veröffentlichen.
Wie lange vorher soll ich Freiwillige für die Tafel-Spende einteilen?
Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vorher und verschicke das konkrete Briefing 48 Stunden vor Beginn. Plane zusätzlich eine 15-minütige Einweisung vor dem Start ein.
Wie sortiere ich die gespendeten Lebensmittel vor dem Transport?
Richte mindestens vier Bereiche ein: Annahme, Prüfung, Sortierung und Abtransport. Wiege und beschrifte jede Kiste direkt nach der Prüfung und stelle sie erst danach auf Paletten oder in den Rollcontainer.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!