Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laufwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als Strecke, Start und Ziel. Du musst Genehmigungen, Verkehrssicherung, Zeitmessung, Helfer und Teilnehmerdaten rechtzeitig koordinieren. Besonders häufig werden Toiletten, Ersatzmaterial für die Startpistole und ein getestetes Ergebnisformat zu spät organisiert. Arbeite die Aufgaben deshalb in der Reihenfolge des Plans ab und prüfe die Strecke spätestens am Veranstaltungstag noch einmal auf Sicherheit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Parcours aufbauen
3 Personen
Parcours auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Genehmigung beantragen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Start- und Zielort reservieren
Toiletten reservieren
Zeitmessung reservieren
Versicherung prüfen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Startnummern bestellen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Streckenkarte veröffentlichen
Startliste prüfen
2 Personen
Ergebnisformat testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Startnummern sortieren
3 Personen
Teilnehmerpakete zusammenstellen
4 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Parcours erneut inspizieren
3 Personen
Stationen entlang der Route vorbereiten
4 Personen

Event

Start- und Zielbereich abstecken
6 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
3 Personen
Wasserstationen einrichten
6 Personen
Zielbogen aufstellen
4 Personen
Startnummern bereitlegen
3 Personen
Teilnehmer anmelden
5 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Umkleideräume öffnen
2 Personen
Parcours freimachen
6 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
Startbriefing geben
2 Personen
Spiel starten
3 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Wasser verteilen
6 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaille überreichen
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
4 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
3 Personen
Eintreffende Läufer empfangen
3 Personen
Zwischenstände prüfen
2 Personen
Preisträger überprüfen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
4 Personen
Offizielle Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
3 Personen
Streckenposten abbauen
6 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen

Nachbereitung

Zielgelände abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
6 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien sortieren
4 Personen
Ergebnisse an Teilnehmer senden
Fundgegenstände registrieren
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Reste aufräumen
3 Personen
Sicherungsmaterialien überprüfen
2 Personen
Rechnungen sammeln
Fotomaterial archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
StühleAnz. 30
KlappischeAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6

Sportmaterial

StartnummernAnz. 500
StartnummernbänderAnz. 500
MedaillenbänderAnz. 500
FinishermedaillenAnz. 500
Startpistole
ErsatzpatronenAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
WegweiserAnz. 40
KilometerschilderAnz. 10
WarnschilderAnz. 20
VerkehrsbarrierenAnz. 30
WarnwestenAnz. 25
Start- und Zielbogen
ZeitmessmattenAnz. 2
ZeitmesschipsAnz. 500
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 50
NotfalldeckenAnz. 20
KühltaschenAnz. 10

Ausstattung

MegafonAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 100
PflasterAnz. 200
Sterile KompressenAnz. 50
Elastische BindenAnz. 20
DesinfektionsmittelAnz. 4
SporttapeAnz. 12
Instant-KühlpacksAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 20

Küche

WasserkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ZangenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6

Dekoration

StartflaggenAnz. 6
ZielflaggenAnz. 6
BühnenblöckeAnz. 3
PokalpreiseAnz. 12
ErgebnisbretterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 4
WischmoppAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig: Für Strecke, Sperrungen und Beschilderung solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen, da Nachforderungen die Freigabe verzögern können.
Teste die Zeitmessung nicht erst beim Start. Prüfe Zeitmessmatten, Zeitmesschips und Ergebnisformat mindestens 7 Tage vorher und halte zusätzlich Stoppuhren als manuelle Absicherung bereit.
Teile die Freiwilligen nach Einsatzort und Zeitfenster ein: Für Start, Ziel, Strecke, Anmeldung und Verkehr braucht jede Position eine klare Aufgabe, eine Kontaktperson und eine Ersatzbesetzung.
Sortiere Startnummern vor der Ausgabe alphabetisch oder nach Startnummernbereich und lege Startnummernbänder, Klemmbretter und Stifte an den Anmeldetischen bereit. So vermeidest du Warteschlangen am Veranstaltungstag.
Plane die Versorgung an Start und Ziel mit konkreten Mengen und Wegen: Kühltaschen, Notfalldecken, Toiletten, Lautsprecher und ein Megafon müssen vor dem Einlass erreichbar sein, nicht erst nach dem ersten Zieleinlauf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Laufwettbewerb anmelden?: Beginne die Anmeldung von Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Bei öffentlichen Straßen oder größeren Teilnehmerzahlen solltest du die zuständigen Stellen noch früher kontaktieren.
Was brauche ich für die Zeitmessung bei einem Laufwettbewerb?: Plane Zeitmessmatten, Zeitmesschips und ein getestetes Ergebnisformat ein. Zusätzlich sollten mindestens 2 Stoppuhren und eine Person für die manuelle Dokumentation bereitstehen, falls die elektronische Messung ausfällt.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Laufwettbewerb?: Als grobe Mindestplanung kannst du je einen Helfer für Anmeldung, Start, Ziel und jede wichtige Verkehrssperre vorsehen. Ergänze pro Streckenabschnitt mindestens eine verantwortliche Person und plane 10 bis 15 Prozent Ersatz ein.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Verschicke Strecke, Startzeit, Startnummernausgabe, Reglement und Hinweise zur Anreise spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Änderungen durch Wetter oder Verkehr solltest du zusätzlich am Vortag und am Veranstaltungsmorgen kommunizieren.

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