Lateinabend organisieren: von der Planung bis zum ersten Tanz

Ein Lateinabend braucht mehr als eine gute Playlist: Tanzfläche, Workshop, Verpflegung und Tontechnik müssen zeitlich zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und dem Musikprogramm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Tanzlehrer, Cateringmengen und Getränkelieferung. Am Veranstaltungstag entscheidest du mit einem klaren Aufbauplan, ob Check-in, Buffet und Tanzfläche pünktlich bereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Tanzworkshop planen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen öffnen
6
Tanzlehrer bestätigen
7
Cateringmengen berechnen
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Getränkelieferung reservieren
10
Zusätzliche Tische und Stühle reservieren
11
Tonanlage testen
2 Personen
12
Playlist offline speichern
13
Tanzflächenaufteilung zeichnen
14
Notfallkontakte sammeln
15
Besucherliste prüfen
16
Informationsnachricht versenden
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Getränke abholen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Gemüse waschen und schneiden
2 Personen
21
Salsa und Guacamole zubereiten
2 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Tische aufstellen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
27
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
28
Mikrofon testen
29
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Buffet vorbereiten
3 Personen
32
Getränkestation einrichten
2 Personen
33
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
34
Anmeldetisch einrichten
35
Toiletten kontrollieren
36
Crew-Briefing abhalten
4 Personen

Event

37
Gäste empfangen
2 Personen
38
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
39
Hintergrundmusik starten
40
Tanzworkshop betreuen
2 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Musikprogramm bedienen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Buffet auffüllen
2 Personen
45
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
46
Tanzfläche freihalten
47
Lichtniveau anpassen
48
Letzte Runde ankündigen
49
Gäste verabschieden
2 Personen
50
Musik ausschalten

Nachbereitung

51
Buffet abräumen
3 Personen
52
Abfall sammeln
2 Personen
53
Geschirr abwaschen
3 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
55
Tonanlage abbauen
2 Personen
56
Dekoration entfernen
2 Personen
57
Location reinigen
3 Personen
58
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
59
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
60
Übrig gebliebenes Essen sicher lagern
2 Personen
61
Müll entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
TischdeckensetsAnz. 8
Check-in-Tisch

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
CocktailgläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 10

Ausstattung

Kabellose LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses Mikrofon
Laptop
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
Discolampe

Dekoration

PapierfächerAnz. 12
WimpelketteAnz. 4
TischdekorationenAnz. 8
BallonsAnz. 80
Ballonpumpe
Fotowand-Stoff
FotowandständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Tanzfläche vor dem Aufbau auf Papier und halte an den Seiten mindestens 1,5 Meter für Wege frei. So stehen Tische und Stühle später nicht im Weg, wenn der Tanzworkshop beginnt.
Bestätige den Tanzlehrer spätestens 14 Tage vorher und lege die Workshopdauer fest. Rechne zusätzlich 15 Minuten für Begrüßung, Partnerwechsel und Fragen ein.
Speichere die Playlist offline und teste Mischpult, kabellose Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vor dem Abend. Prüfe dabei auch jedes Verlängerungs- und Ladekabel.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und berechne Catering und Getränke erst danach. Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, anschließend mit etwa einem Getränk pro Stunde.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Buffet und Check-in auf, fülle danach die Kühlboxen und teste die Tonanlage, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Lateinabend organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikprogramm und Tanzlehrer. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Cateringmengen und Getränkelieferung feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Lateinabend?: Plane mindestens 3 Stunden für das Öffnen der Location, Tische, Stühle, Buffet, Beleuchtung und Technik ein. Für einen größeren Aufbau mit Tanzflächenmarkierung sind 4 Stunden sicherer.
Wie viele Getränke braucht man für einen Lateinabend?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa eines pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit bereitstehen, besonders bei einem längeren Tanzworkshop.
Wann sollte man die Technik für den Lateinabend testen?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Playlist spätestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest nach dem Aufbau, idealerweise 60 Minuten vor dem Einlass.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.