Einen Kunstkongress Schritt für Schritt organisieren
Ein Kunstkongress steht und fällt mit einer belastbaren Reihenfolge: Erst Programm und Referenten sichern, dann Anmeldung und Kommunikation öffnen. Danach sammelst du Präsentationen, Ernährungswünsche und Ausstellerinformationen, bevor Catering, Technik und Ausstellungsaufbau festgelegt werden. Plane die letzten Tage nicht nur für Einkäufe ein, sondern auch für einen Techniktest und die Kontrolle aller Präsentationen. So vermeidest du leere Namensschilder, fehlende Wegbeschreibungen und Verzögerungen am Registrierungstresen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm finalisieren
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Werbematerial veröffentlichen
2 Personen
- 6
Sprecherinformationen sammeln
- 7
Präsentationen entgegennehmen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Badges vorbereiten
2 Personen
- 11
Namensschilder drucken
- 12
Wegbeschreibung versenden
- 13
Reservierungen bestätigen
- 14
Catering bestellen
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 17
Aussteller informieren
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Materialien prüfen
2 Personen
- 20
Badges sortieren
2 Personen
- 21
Präsentationsbereich einteilen
3 Personen
- 22
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 23
Ausstellungsraum einrichten
4 Personen
- 24
Kunstwerke platzieren
4 Personen
- 25
Kataloge bereitlegen
2 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Bühnentisch dekorieren
2 Personen
- 28
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 29
Licht auf Kunstwerke richten
2 Personen
- 30
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 31
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Catering prüfen
2 Personen
- 37
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
- 38
Briefing für das Technikteam geben
2 Personen
- 39
Briefing für das Catering-Team geben
2 Personen
Event
- 40
Türen öffnen
3 Personen
- 41
Besucher registrieren
4 Personen
- 42
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 43
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
- 44
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 45
Redner ankündigen
- 46
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 47
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 50
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 51
Ausstellung erläutern
2 Personen
- 52
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 53
Buffet servieren
4 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
- 56
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 57
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
- 58
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Kunstwerke sichern
4 Personen
- 60
Technik ausschalten
2 Personen
- 61
Ausstellungsraum abbauen
4 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Räume reinigen
3 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 69
Sprecherdaten archivieren
- 70
Teilnehmerliste exportieren
- 71
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
- 72
Fotos mit Zustimmung teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- RegistrierungstischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 8
- StühleAnz. 180
- PodiumstischAnz. 2
- Rednerpult
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AusstellungswändeAnz. 20
- SockelblöckeAnz. 12
- PräsentationstischeAnz. 12
- Lounge-SesselAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- GläserAnz. 250
- TellerAnz. 220
- BestecksetsAnz. 220
- ServierplattenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 16
- KaffeekannenAnz. 8
- TeekannenAnz. 6
Ausstattung
- ProjektorAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- HDMI-KabelAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StehlampenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 20
- RichtungsschilderAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 10
- BannerständerAnz. 4
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 20
- KunsthakenAnz. 120
- MontagebandAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 10
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 12
- LebensmittelboxenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Finalisiere das Programm, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige die Referenten schriftlich und setze eine feste Frist für Vortragstitel, Kurzbiografien und Präsentationen.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du die wichtigsten Programmpunkte kennst. Frage dort direkt Ernährungswünsche ab und prüfe die Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche.
- Plane die Kongresskommunikation in zwei Wellen: eine Einladung mehrere Wochen vorher und eine Wegbeschreibung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So kommen Hinweise zu Anreise und Registrierung nicht zu spät.
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und HDMI-Kabel mindestens einen Tag vor Beginn gemeinsam. Eine Präsentation kann technisch funktionieren und trotzdem wegen falschem Seitenverhältnis oder fehlendem Ton ausfallen.
- Richte Registrierung und Ausstellung vor dem Einlass vollständig ein. Sortiere Badges alphabetisch, lege Kataloge bereit und platziere Kunstwerke erst nach der Prüfung von Stellflächen, Sockeln und Laufwegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstkongress organisieren?
- Beginne mindestens 12 bis 16 Wochen vorher mit Programm und Referenten. Öffne die Anmeldung, sobald die zentralen Programmpunkte bestätigt sind, und bestelle das Catering nach einer belastbaren Anmeldezahl.
- Wann sollte man die Präsentationen der Referenten einsammeln?
- Setze eine Abgabefrist 5 bis 7 Tage vor dem Kunstkongress. Prüfe die Dateien spätestens am Vortag auf Format, Ton, Schriften und Kompatibilität mit dem vorgesehenen Laptop.
- Wie viele Namensschilder braucht man für einen Kunstkongress?
- Drucke für jede bestätigte Anmeldung ein Namensschild und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Sortiere sie am Vortag alphabetisch am Registrierungstresen, damit die Ausgabe pro Person höchstens eine Minute dauert.
- Wann sollte man Technik und Ausstellungsraum aufbauen?
- Baue Ausstellungswände, Sockel, Präsentationstische und Technik mindestens einen Tag vorher auf. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Licht, Mikrofone, Präsentationen und letzte Änderungen ein.
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