Kostümshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kostümshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf hinter der Bühne. Lege zuerst Datum, Ort, Thema und Programm fest, bevor du Modelle und Designer ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Kostüminfos, Laufreihenfolge, Musik und Saalplan. In den letzten Tagen prüfst du Kostüme, Technik, Beleuchtung, Beschriftungen und die Aufgaben der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Modelle und Designer ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Show-Promotion platzieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Modellliste erstellen
2 Personen
Kontaktdaten prüfen
Laufreihenfolge festlegen
3 Personen
Musikliste zusammenstellen
2 Personen
Präsentationstexte schreiben
2 Personen
Saalplan erstellen
2 Personen
Kleiderständer und Spiegel reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Kostüminformationen sammeln
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Programm drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Kostüme prüfen
3 Personen
Kostüme beschriften
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Hallboden freiräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Catwalk abstecken
3 Personen
Kleiderständer aufstellen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Spiegel und Standspiegel aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kostüme pro Runde bereitlegen
4 Personen

Event

Models empfangen
3 Personen
Modelle registrieren
2 Personen
Kostüme ausgeben
3 Personen
Make-up und Styling übernehmen
4 Personen
Publikum begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Showrunde betreuen
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kostümwechsel begleiten
4 Personen
Zweite Showrunde begleiten
4 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Dritte Showrunde begleiten
4 Personen
Fotomoment begleiten
3 Personen
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Schlusswort halten
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

Kostüme sortieren
3 Personen
Buffet und Küche aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Saal und Umkleideräume reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Kostüme zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fotos und Dateien sammeln
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 90
KleiderständerAnz. 10
KlappischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 4
BarhockerAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptopständer
DampfgerätAnz. 2
Kleidungsdampfer

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
LichtstativeAnz. 3

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
Dekorative PaneeleAnz. 6
StoffdraperienAnz. 8
PflanzenAnz. 8
DekokissenAnz. 12
FotorahmenAnz. 6
TischdekorationAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 10

Kleidung & Styling

KleiderbügelAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 40
Vollständige StandspiegelAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
NähsetsAnz. 4
NadelkissenAnz. 4
KleiderbürstenAnz. 4
Make-up-SpiegelAnz. 4
StylingtischeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
SchälchenAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Laufreihenfolge spätestens 7 Tage vor der Show. So bleiben genug Tage, um Musikliste, Präsentationstexte und Änderungen an den Kostümen aufeinander abzustimmen.
Fordere Kostüminformationen zusammen mit der Anmeldung an: Name des Modells, Designer, Outfitnummer und kurze Beschreibung. Prüfe die Liste anschließend mindestens zweimal gegen die tatsächlichen Kostüme.
Reserviere Kleiderständer, Spiegel und Garderobenständer nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne je Outfit mit einem beschrifteten Kleiderbügel und einer Kleiderhülle, damit beim Umziehen nichts vertauscht wird.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop, LED-Spots und Verlängerungskabel spätestens 24 Stunden vorher im echten Saal. Ein kurzer Soundcheck von 30 Minuten zeigt meist sofort, ob Kabelwege oder Lichtstative im Weg stehen.
Drucke Programm, Namensschilder und Wegweiser am Vortag. Halte außerdem ein Dampfgerät oder einen Kleidungsdampfer bereit und prüfe jedes Kostüm vor dem Einlass auf Falten, fehlende Teile und lesbare Beschriftungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kostümshow organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Thema und Programm. Modelle und Designer sollten spätestens 6 Wochen vorher angesprochen werden, damit Anmeldungen, Kostüme und Musik rechtzeitig zusammenkommen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Kostümshow starten?: Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vor der Show und setze eine Anmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir mindestens 2 Wochen für Modellliste, Kontaktdaten, Ernährungswünsche und Rückfragen.
Wie viele Helfer braucht eine Kostümshow?: Plane mindestens 1 Helfer für Anmeldung und Namensschilder, 2 Personen für Kostüme und Garderobe sowie 1 Person für Musik und Mikrofon ein. Bei mehr als 20 Modellen solltest du zusätzlich 2 Backstage-Helfer für Reihenfolge und schnelle Wechsel einteilen.
Wann soll ich die Technik für die Kostümshow testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor Beginn durch und wiederhole den Soundcheck 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop, Licht und jedes Verlängerungskabel am vorgesehenen Standort.

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