Checklist para organizar un desfile de disfraces

Un desfile de disfraces necesita más coordinación que una fiesta convencional: hay que controlar las inscripciones, el orden de salida, la ropa y la presentación de cada participante. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el tema; después organiza modelos, diseñadores, música, iluminación y voluntarios. En los últimos días, comprueba cada disfraz, etiqueta las prendas y prepara acreditaciones, programa y plano de la sala. Esta checklist reúne 76 tareas y 55 artículos para seguir el montaje sin dejar detalles para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Determinar el programa y el tema
3 personas
Contactar a modelos y diseñadores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar promoción para el espectáculo
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Elaborar la lista de modelos
2 personas
Comprobar datos de contacto
Preparar el orden de la marcha
3 personas
Elaborar la lista de canciones
2 personas
Escribir los textos de presentación
2 personas
Hacer un plano de la sala
2 personas
Reservar percheros y espejos
Asignar voluntarios
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Recopilar información sobre los disfraces
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir el programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar los disfraces
3 personas
Etiquetar disfraces
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Despejar el suelo del salón
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar la pasarela
3 personas
Montar percheros
2 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Colocar espejos y espejos de prueba
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar toda la técnica
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar los disfraces por ronda
4 personas

Evento

Recibir a los modelos
3 personas
Registrar modelos
2 personas
Repartir los disfraces
3 personas
Encargarse del maquillaje y el estilismo
4 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Recoger el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera ronda del espectáculo
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar cambios de vestuario
4 personas
Acompañar la segunda ronda del show
4 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Dirigir la tercera ronda del espectáculo
4 personas
Coordinar el momento de fotos
3 personas
Recoger la opinión del público
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Preparar el discurso de clausura
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger los disfraces
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Clasificar los disfraces
3 personas
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar la sala y los vestuarios
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los disfraces
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recopilar fotos y archivos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 90
Percheroscant. 10
Mesas plegablescant. 3
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Soporte para portátil
Aparato de vaporcant. 2
Plancha de vapor para ropa

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 3

Decoración

Lona de fondocant. 2
Paneles decorativoscant. 6
Draperías de telacant. 8
Plantascant. 8
Cojines decorativoscant. 12
Marcos de fotoscant. 6
Decoración de mesacant. 8
Mantelescant. 8
Carteles direccionalescant. 10

Ropa y estilismo

Perchascant. 100
Fundas para ropacant. 40
Espejos de cuerpo enterocant. 4
Biombos para vestuarioscant. 6
Kits de costuracant. 4
Almohadillas para alfilerescant. 4
Cepillos para ropacant. 4
Espejos de maquillajecant. 4
Mesas de estilismocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cuencoscant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así podrás preparar la lista definitiva de modelos, comprobar sus datos de contacto y recoger preferencias dietéticas antes de hacer reservas.
Prepara el orden de la marcha y la lista de canciones como documentos separados, y ensaya ambos con el presentador al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Evitarás pausas mientras los modelos esperan su turno.
Etiqueta cada disfraz con el nombre del modelo y el número de salida. Guarda las prendas en fundas y reserva una zona con percheros, perchas, espejos de cuerpo entero y una mesa para los cambios.
Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes del desfile: altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, portátil, iluminación, cables alargadores y regletas. Comprueba también que el aparato de vapor y la plancha funcionan.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a zonas: recepción, vestuario, backstage, escenario y apoyo técnico. Entrega las acreditaciones y el plano de la sala antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de disfraces?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, tema y promoción. Deja la última semana para cerrar inscripciones, confirmar modelos y diseñadores, preparar el programa y revisar el vestuario.
¿Cuándo deben cerrarse las inscripciones para un desfile de disfraces?: Cierra el formulario al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite elaborar la lista de modelos, comprobar los contactos, recopilar información sobre los disfraces y preparar el orden de salida.
¿Cuánto antes hay que probar el sonido y la iluminación?: Haz la prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que empiece el desfile. Prueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil, los focos LED y todas las conexiones eléctricas.
¿Cuándo hay que preparar los disfraces y las acreditaciones?: Revisa y etiqueta los disfraces entre 1 y 2 días antes, y vuelve a comprobar la lista el mismo día. Las acreditaciones, el programa y el plano de la sala deben estar impresos y organizados antes de la llegada de los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.