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Koningsnacht-Feier organisieren: die komplette Checkliste

Eine Koningsnacht-Feier braucht mehr als orange Dekoration und Musik. Mit dieser Checkliste planst du die Feier Schritt für Schritt – von der Location und Gästeliste bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Getränke, Strom, Musikrechte und der Zugang zur Location vergessen. Das fertige Konzept umfasst 76 Aufgaben und 53 benötigte Gegenstände, damit Vorbereitung, Einkauf und Ablauf zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festlocation reservieren

  • Festtermin bestätigen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Musikrechte prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke sortieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Aufgabenliste drucken

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Möbel ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Bänke aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Desserts servieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Musik ausschalten

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Müllsäcke verschließen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort fegen und wischen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Location schlüsselfertig übergeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp­tischAnz. 8
  • StuhlAnz. 60
  • BankAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • MülleimerAnz. 6
  • TischdeckeAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbares GlasAnz. 80
  • MehrwegbecherAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetAnz. 80
  • KaffeetasseAnz. 40
  • ServierplatteAnz. 12
  • ServiertablettAnz. 6
  • WasserkanneAnz. 8
  • EiswürfelzangeAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • KühlboxAnz. 4
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • SteckdosenleisteAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebrettAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangeAnz. 8
  • SchöpfkelleAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • KühltascheAnz. 4

Dekoration

  • Orange WimpelketteAnz. 10
  • Königsnacht-BannerAnz. 3
  • Orange BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • BallonbandAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • Orange TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterketteAnz. 6
  • LED-LaterneAnz. 8
  • ErsatzbatterieAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuhAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchhalterAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Location und den Termin frühzeitig und verschicke die Einladungen erst danach. Plane außerdem eine Frist für Rückmeldungen ein, damit Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste nicht in der letzten Woche ungeklärt bleiben.
  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vor der Feier. Bei einer Location mit Festzelt solltest du dann auch Raumaufteilung, Sitzplätze, Garderobe, Müllbehälter und den Zugang zum Gelände festlegen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Sortiere sie am Vortag und stelle ausreichend Kühlboxen, Wasserkrüge, wiederverwendbare Gläser oder Mehrwegbecher sowie Flaschenöffner bereit.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten vor dem Aufbau. Erstelle die Playlist vorher und kläre Musikrechte, damit am Abend weder die Technik noch die Musikauswahl improvisiert werden muss.
  • Lege für den Veranstaltungstag eine gedruckte Aufgabenliste mit Uhrzeiten und Zuständigkeiten an. Öffne die Location früh genug für Inspektion und Möbelaufbau; Lieferungen, Einkäufe, Snacks und Desserts sollten zu diesem Zeitpunkt bereits bestätigt oder vorbereitet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Koningsnacht-Feier planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Termin und Gästeliste. Spätestens 2 Wochen vor der Feier sollten Einladungen, Rückmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend geklärt sein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Koningsnacht-Feier?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und stelle die Getränke mindestens 2 bis 4 Stunden vor Beginn kalt.
Wann sollte ich die endgültige Gästeliste erstellen?
Setze den Rückmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier. Aktualisiere danach die endgültige Gästeliste und passe Sitzplätze, Geschirr, Getränke sowie Snacks an die tatsächliche Personenzahl an.
Was muss ich am Tag der Koningsnacht-Feier zuerst erledigen?
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn, prüfe Räume und Zugang und lade anschließend Möbel und Ausstattung aus. Danach folgen Raumaufteilung, Techniktest, Getränkekühlung sowie die Vorbereitung von Snacks und Desserts.

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