Eine Kleidertauschbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kleidertauschbörse entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf: Erst Ort, Zeit und Anmeldung festlegen, dann Kleidung und Helfer koordinieren. Plane getrennte Bereiche für Annahme, Sortierung, Umkleiden und Ausgabe ein. Besonders viel Zeit kosten die Kleiderannahme, die Beschriftung der Größen und der Rücktransport von Ständern und Kisten. Mit einem klaren Zeitplan bleibt am Veranstaltungstag genug Luft für Aufbau, Einweisung und verspätete Abgaben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung aufhängen
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Freiwillige einplanen
- 9
Kleiderordnung veröffentlichen
- 10
Wegbeschreibung versenden
- 11
Materialien prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Kleiderständer transportieren
2 Personen
- 14
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
4 Personen
- 16
Kleiderständer aufstellen
4 Personen
- 17
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 18
Maßeinteilung anbringen
2 Personen
- 19
Kleiderannahme vorbereiten
2 Personen
- 20
Spiegel aufstellen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 25
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 26
Besucher empfangen
3 Personen
- 27
Kleidung annehmen und prüfen
3 Personen
- 28
Kleidung sortieren
4 Personen
- 29
Besucher informieren
2 Personen
- 30
Umkleidekabinen verwalten
2 Personen
- 31
Kleiderständer auffüllen
2 Personen
- 32
Getränke servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Snacks auffüllen
- 35
Übrig gebliebene Kleidung kennzeichnen
2 Personen
- 36
Letzte Kleideranprobe begleiten
2 Personen
- 37
Kleidung sammeln
4 Personen
Nachbereitung
- 38
Tische und Gestelle abbauen
4 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Location reinigen
3 Personen
- 42
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 43
Übrig gebliebene Kleidung spenden
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KleiderständerAnz. 8
- StühleAnz. 20
- Klapptische für den EmpfangAnz. 2
- UmkleidewändeAnz. 2
- SpiegelAnz. 3
- KleiderkistenAnz. 20
- KleiderständerAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 3
- Kleiderdampfer
Geschirr
- TassenAnz. 50
- GläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- TeelöffelAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- WimpelkettenAnz. 4
- KleideretikettenAnz. 300
- MesseinteilerAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
Papierwaren
- AnmeldeformulareAnz. 100
- NamensaufkleberAnz. 100
- KugelschreiberAnz. 20
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 250
- KleidungsgutscheineAnz. 300
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Annahme mindestens 60 Minuten vor dem eigentlichen Tauschbeginn fest. Prüfe jedes Kleidungsstück nach der veröffentlichten Kleiderordnung und sortiere es direkt nach Größe oder Kategorie, statt später alles neu zu ordnen.
- Plane pro 20 angemeldete Personen mindestens eine helfende Person für Empfang und Kleiderannahme ein. Eine zweite Person sollte während der Stoßzeit die Kleiderständer auffüllen und Fragen zu Größen oder Regeln beantworten.
- Richte den Raum in einer festen Reihenfolge ein: Empfang am Eingang, danach Annahme und Sortierung, anschließend Kleiderständer und zuletzt Umkleidewände mit Spiegeln. So kreuzen sich ankommende Personen und bereits suchende Gäste möglichst wenig.
- Veröffentliche die Kleiderordnung zusammen mit dem Anmeldeformular und verschicke die Wegbeschreibung spätestens 3 Tage vorher. Schreibe klar dazu, wie viele Kleidungsstücke jede Person mitbringen darf und was nicht angenommen wird.
- Teste vor dem Einlass Wasserkocher, Verlängerungskabel und Beleuchtung und stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt. Beschrifte Kisten, Größenbereiche und Wegweiser mit wasserfesten Stiften, damit auch beim schnellen Aufbau nichts verwechselt wird.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit braucht man, um eine Kleidertauschbörse zu organisieren?
- Für Anmeldung, Werbung und Helferplanung solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen einplanen. Am Veranstaltungstag rechne mit 90 bis 120 Minuten für Möbel, Kleiderständer, Umkleiden, Beschilderung und Empfang.
- Wie viele Helfer braucht eine Kleidertauschbörse?
- Als Richtwert genügt eine helfende Person pro 20 angemeldete Gäste, mindestens jedoch drei Personen gleichzeitig. Für Annahme, Sortierung, Empfang und Umkleideaufsicht brauchst du bei größeren Börsen zusätzliche Unterstützung.
- Wie organisiert man die Kleiderannahme bei einer Kleidertauschbörse?
- Richte einen eigenen Tisch am Eingang ein und sortiere die abgegebenen Stücke sofort in beschriftete Kisten oder Größenbereiche. Plane pro 30 erwartete Personen mindestens 30 Minuten zusätzliche Annahmezeit ein, damit sich keine lange Schlange bildet.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Kleidertauschbörse verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung einige Tage vorher. Die endgültige Teilnehmerzahl brauchst du spätestens 3 Tage vor der Börse für Helfer, Raumaufbau und Getränkeplanung.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!