Ein Klavierrezital Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Klavierrezital entscheidet nicht nur das Programm über einen gelungenen Abend. Saal, Instrument, Einlass und Bewirtung müssen in einer festen Reihenfolge vorbereitet werden. Beginne mit dem Termin, der Raumreservierung und der Bestätigung des Musikers. Danach folgen Anmeldungen, Sitzordnung und Catering. In den letzten Tagen prüfst du vor allem Dinge, die schnell vergessen werden: das gestimmte Klavier, Notenpultlampen, Verlängerungskabel und einen klaren Plan für Garderobe und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Klavier und Saal kontrollieren
2 Personen
3
Klavierstimmer beauftragen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Musiker bestätigen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Werbung veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Sitzordnung festlegen
2 Personen
12
Garderobenplan erstellen
13
Catering bestellen
14
Programme drucken lassen
15
Freiwillige einteilen
16
Erinnerung senden
17
Einkaufsliste prüfen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Frisches Catering abholen
2 Personen
20
Saal inspizieren
2 Personen
21
Klavier stimmen lassen
2 Personen
22
Stühle aufstellen
4 Personen
23
Tische aufstellen
2 Personen
24
Garderobe einrichten
2 Personen
25
Klavierzubehör aufstellen
2 Personen
26
Leselampen anschließen
2 Personen
27
Programme bereitlegen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Snacks bereitstellen
3 Personen
32
Wegweiser aufstellen
2 Personen
33
Toiletten kontrollieren
34
Anmeldung vorbereiten
2 Personen

Event

35
Künstler empfangen
2 Personen
36
Klavierprobe begleiten
2 Personen
37
Publikumsbereich öffnen
2 Personen
38
Publikum empfangen
4 Personen
39
Programme ausgeben
2 Personen
40
Garderobe besetzen
2 Personen
41
Klavierrezital begleiten
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Publikum hinausleiten
3 Personen
46
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

47
Geschirr sammeln
3 Personen
48
Reste kühlen
2 Personen
49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
50
Dekoration entfernen
2 Personen
51
Geschirr abwaschen
3 Personen
52
Abfall sammeln
2 Personen
53
Saal reinigen
3 Personen
54
Klavier abdecken
2 Personen
55
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
56
Materialien zurückbringen
2 Personen
57
Übrig gebliebenes Catering verwerten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
EmpfangstischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Klavier
Klavierbank
NotenständerAnz. 2
NotenpultlampenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
GebäckgabelnAnz. 90
ServiertablettsAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 12

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 3
TischläuferAnz. 3
WegweiserAnz. 4
GarderobennummernAnz. 100

Catering

ProgrammeAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
RecyclingbehälterAnz. 2
Wischset
Besen und Kehrblech
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbeckenAnz. 2

Tipps

Reserviere den Saal zuerst und kläre direkt, welches Klavier, welche Klavierbank und welcher Notenständer vorhanden sind. Plane die Stimmung des Klaviers nicht erst am Veranstaltungstag, sondern beauftrage den Klavierstimmer rechtzeitig vor dem Rezital.
Bestätige das Programm und den Musiker, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. So kannst du Einlasszeit, Programmdruck und die erwartete Dauer zuverlässig kommunizieren.
Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Sitzplätze, Ernährungswünsche und Namensaufkleber nicht kurzfristig schätzen musst. Verschicke etwa eine Woche vor dem Termin eine Erinnerung und bearbeite Nachmeldungen bis zu einem festen Stichtag.
Plane Empfang, Garderobe und Sitzordnung gemeinsam. Bei vielen Mänteln brauchst du neben Garderobenständern auch nummerierte Marken; stelle Empfangstische, Wegweiser und Helfer so auf, dass Gäste den Saal ohne Rückfragen finden.
Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Saal und Klavier, bevor Stühle und Tische endgültig stehen. Teste Notenpultlampen und Verlängerungskabel, stelle Wasser bereit und hole frisches Catering erst so ab, dass Kaffee und Gebäck zum Einlass servierfertig sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Klavierrezital organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Musiker und Programm. So bleiben mindestens 2 bis 3 Wochen für Anmeldungen, Catering und die Sitzordnung.
Wann sollte ein Klavier vor einem Rezital gestimmt werden?: Plane die Stimmung innerhalb der letzten 1 bis 7 Tage vor dem Auftritt, abhängig von Raum und Instrument. Am Veranstaltungstag solltest du nur noch kontrollieren, nicht erst den Termin organisieren.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für ein Klavierrezital?: Richte die Bestuhlung nach den bestätigten Anmeldungen und halte etwa 5 bis 10 Prozent Reserve frei. Berücksichtige zusätzlich Platz für Klavier, Klavierbank, Notenständer, Empfang und einen freien Laufweg.
Wann bestelle ich Catering für ein Klavierrezital?: Bestelle Kaffee, Wasser und Gebäck etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin an den Caterer weitergeben.

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