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Jugendwanderung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Jugendwanderung müssen Strecke, Betreuung und Sicherheit früh feststehen. Laufe die Route vorab ab, prüfe Entfernungen und kläre Genehmigungen, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldungen, Einwilligungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Betreuer. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Routenmaterial auch einen vorbereiteten Empfang mit Getränken, Essen und einem Ruheposten. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route festlegen

    2 Personen

  • Route vorab ablaufen

    3 Personen

  • Route und Entfernungen festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Ort für den Empfang reservieren

  • Betreuer und Posten einteilen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Einwilligungen einholen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Routenpläne drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Routenpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Startort reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Essen und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Ruheposten einrichten

    4 Personen

  • Sicherheitsmaterial prüfen

    2 Personen

  • Betreuer einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Startanweisung geben

    2 Personen

  • Gruppen verabschieden

    4 Personen

  • Vordergruppe begleiten

    2 Personen

  • Hintere Gruppe betreuen

    2 Personen

  • Ruheposten besetzen

    4 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Eintreffende Gruppen registrieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Preise verteilen

    2 Personen

  • Eltern und Teilnehmer informieren

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser und Markierungen abholen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Startort reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Vermisste Gegenstände erfassen

  • Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Routenmaterial

  • RoutenpläneAnz. 60
  • WegweiserAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 6
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10
  • KegelAnz. 20
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6

Registrierung

  • TeilnehmerformulareAnz. 60
  • StiftesetsAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 70
  • ArmbänderAnz. 70

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6
  • MobiltelefoneAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 80
  • Starttafel
  • Ziellinie

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Laufe die geplante Strecke mindestens 2 bis 3 Wochen vorher vollständig ab. Notiere Engstellen, unklare Abzweigungen, fehlende Wegweiser und Stellen, an denen ein Ruheposten sinnvoll ist.
  • Schließe Anmeldungen und Einwilligungen spätestens 7 Tage vor der Wanderung ab. Drucke danach die Teilnehmerliste und teile die Jugendlichen den Betreuern oder Posten zu.
  • Plane für jeden Streckenabschnitt klare Orientierung ein: Routenpläne, Wegweiser, Absperrband und gut sichtbare Schilder. Kontrolliere das Material am Vortag und packe die Routenpakete getrennt vor.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Stelle bei Hitze zusätzliche Kühlboxen und Karaffen bereit; bei schlechtem Wetter müssen Partyzelte, trockene Sitzplätze und Thermoskannen einsatzbereit sein.
  • Richte den Empfang mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der ersten Gruppe ein. Stelle Tisch, Stühle, Becher, Teller und Besteck auf, kühle Getränke und halte Erste-Hilfe-Koffer, Sicherheitswesten und Mobiltelefone griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Jugendwanderung planen?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen und Empfangsort. Die Route solltest du spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin ablaufen.
Wie viele Betreuer braucht eine Jugendwanderung?
Das hängt von Alter, Gruppengröße und Strecke ab. Teile die Betreuer so ein, dass Start, Schluss, Ruheposten und schwierige Wegabschnitte jeweils besetzt sind; erstelle die Einteilung spätestens 7 Tage vorher.
Wann müssen Einwilligungen für eine Jugendwanderung vorliegen?
Fordere sie zusammen mit der Anmeldung an und setze eine Frist von mindestens 7 Tagen vor der Wanderung. Am Veranstaltungstag sollte die gedruckte Teilnehmerliste nur vollständig bestätigte Teilnehmer enthalten.
Was muss am Tag der Jugendwanderung bereitstehen?
Richte den Empfang 60 Minuten vorher ein. Bereit sollten Routenpläne, Wegweiser, Namensaufkleber oder Armbänder, Getränke, Essen, Erste-Hilfe-Koffer, Sicherheitswesten und Mobiltelefone liegen.

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