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Jubiläumswochenende organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläumswochenende braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Abend, weil Gäste, Programm und Verpflegung über mehrere Termine hinweg abgestimmt werden müssen. Beginne mit Gästeliste und Einladungen, bevor du Reservierungen und Ernährungswünsche festlegst. In den letzten Tagen zählen vor allem Bestätigungen, Einkäufe, gekühlte Getränke und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang mit Willkommensgetränken.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Musik zusammenstellen

  • Fotos und Videos sammeln

    2 Personen

  • Reden abstimmen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Fotos bereitlegen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wegräumen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • KannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenAnz. 70
  • BallonsAnz. 80
  • GirlandenAnz. 8
  • VasenAnz. 8
  • FotorahmenAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Gästeliste früh an und verschicke die Einladungen so, dass du mindestens 10 bis 14 Tage für Rückmeldungen hast. So kannst du Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl noch vor dem Einkauf berücksichtigen.
  • Bestätige Reservierungen und Programm spätestens eine Woche vorher. Stimmen, Musik sowie gesammelte Fotos und Videos brauchen oft mehrere Abstimmungen und sollten nicht erst am Veranstaltungstag zusammengesucht werden.
  • Prüfe die Mengen beim Einkauf gegen die bestätigte Gästezahl: Plane für das erste Stunden etwa zwei bis drei Getränke pro Person und stelle zusätzlich Kaffee, Tee und Snacks bereit. Die Torte holst du am besten mit einem festen Abholzeitpunkt am Veranstaltungstag ab.
  • Baue Tische, Stühle, Buffet und Empfangstisch mindestens zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste auf. Lege Teller, Gläser, Besteck und Serviergeschirr direkt an ihren Platz, damit beim Empfang nichts mehr gesucht werden muss.
  • Teste Beschallungsanlage, Bluetooth-Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Aufbau des Programms. Lege Fotos, Reden und Musik in der geplanten Reihenfolge bereit und halte einen Ersatzweg für die Tonwiedergabe bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumswochenende planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Reservierungen. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten die meisten Rückmeldungen vorliegen, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze passend planen kannst.
Wann verschickt man Einladungen für ein Jubiläumswochenende?
Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Wochenende. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Empfangstisch und Technik ein. Für einen abschließenden Techniktest und das Kühlen der Getränke solltest du zusätzlich 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste freihalten.
Wie viele Getränke braucht man für ein Jubiläumswochenende?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; danach hängt die Menge von Dauer, Wetter und weiteren Programmpunkten ab. Kaufe alkoholfreie Getränke großzügig ein und stelle Kaffee sowie Tee für den späteren Verlauf bereit.

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