Jubiläumsumtrunk organisieren: Was wann erledigt sein muss
Ein Jubiläumsumtrunk wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge. Zuerst reservieren Sie den Empfangsraum, erstellen die Gästeliste und verschicken die Einladungen. Danach sammeln Sie Zusagen und Ernährungswünsche, bevor Sie die endgültige Gästezahl an Lieferanten und Einkauf anpassen. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Getränke kühlen, Buffet und Willkommenstisch aufbauen, Torte kalt lagern und Musik sowie Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste testen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Empfangsraum reservieren
- 2
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen gestalten
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 8
Endgültige Gästezahl festlegen
- 9
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Musikauswahl zusammenstellen
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Torte gekühlt aufbewahren
- 16
Raum reinigen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Buffettische einrichten
2 Personen
- 19
Geschirr und Glaswaren bereitstellen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 22
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 23
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 24
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 25
Willkommenstisch vorbereiten
Event
- 26
Gäste empfangen
3 Personen
- 27
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 28
Snacks servieren
3 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Diätfreundliche Snacks anbieten
- 32
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
- 33
Gebäck servieren
2 Personen
- 34
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
- 35
Abfall zwischendurch entfernen
- 36
Musik abschließen
Nachbereitung
- 37
Getränke und Speisen aufräumen
2 Personen
- 38
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 40
Dekoration entfernen
2 Personen
- 41
Raum reinigen
2 Personen
- 42
Müll entsorgen
- 43
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verteilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe TischeAnz. 6
- EsstischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 60
- BiergläserAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TortenplattenAnz. 50
- GebäckgabelnAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaraffenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- Ballonbogen
- GirlandenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- FotorahmenAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- StumpenkerzenAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- Küchenwaagen
- KühlmattenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Umtrunk fest. Erst dann lassen sich Getränke, Häppchen, Geschirr und Sitzplätze zuverlässig planen.
- Planen Sie pro Gast für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke und stellen Sie Wasser in Karaffen bereit. Kühlboxen sollten bereits einige Stunden vor Beginn gefüllt und kalt sein.
- Richten Sie den Raum in Zonen ein: Willkommenstisch am Eingang, Stehtische für kurze Gespräche und Buffetische an einer Wand. So bleibt der Eingangsbereich frei und die Schlange am Buffet kurz.
- Bereiten Sie Torte und empfindliche Snacks getrennt voneinander vor. Die Torte bleibt bis zum Anschneiden gekühlt, während Häppchen erst kurz vor Beginn auf Platten angerichtet werden.
- Testen Sie Musikanlage und kabelloses Mikrofon mindestens 30 Minuten vor dem Empfang. Prüfen Sie außerdem Lautstärke, Batterien und Verlängerungskabel, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläumsumtrunk planen?
- Beginnen Sie etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Gästeliste. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Zu- und Absagen rechtzeitig eingehen.
- Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
- Legen Sie sie 5 bis 7 Tage vor dem Umtrunk fest. So können Sie Lieferanten informieren, Snacks und Getränke einkaufen sowie Tische, Stühle und Gläser passend aufstellen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläumsumtrunk?
- Rechnen Sie für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Planen Sie zusätzlich ausreichend Wasser ein und kühlen Sie die Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn.
- Wann sollte man Buffet und Dekoration aufbauen?
- Stellen Sie Tische, Stühle und Buffet etwa 2 Stunden vorher auf. Dekoration, Geschirr und Gläser können anschließend folgen; Häppchen und Kaffee sollten erst 20 bis 30 Minuten vor dem Empfang bereitstehen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!