Jubiläumssymposium organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumssymposium braucht mehr als ein gutes Programm: Referenten, Anmeldung, Technik, Catering und Raumaufbau müssen ineinandergreifen. Beginnen Sie mit Termin, Veranstaltungsort und Ablauf und arbeiten Sie anschließend die Kommunikation und Teilnehmerverwaltung ab. In der letzten Woche prüfen Sie Präsentationen, Ernährungswünsche und die technische Ausstattung. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein vorbereiteter Empfang und ein getestetes Mikrofon genauso wie ausreichend Sitzplätze.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Referenten bestätigen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm an die Druckerei schicken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
Catering bestellen
Technik testen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Programme und Streckenkarten drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Luft und Temperatur kontrollieren
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Podiumstisch und Rednerpult aufstellen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Bild und Ton testen
2 Personen
Beschilderung aufhängen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Buffet und Empfangstisch einrichten
3 Personen
Namensschilder für Sprecher aufstellen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
Redner ankündigen
Präsentationen betreuen
Mikrofone verwalten
Fragerunde moderieren
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Nachmittagsprogramm betreuen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Getränke beim Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Jubiläumstoast einschenken
3 Personen
Toast moderieren
Dessertbuffet bereitstellen
3 Personen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Reste kühlen und lagern
2 Personen
Präsentationen archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
KlappischeAnz. 12
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
Podiumstisch
Pult
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 16
ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 3
PowerbanksAnz. 3
Präsentationsklicker
Wecker zur Zeitkontrolle

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
StuhlhussenAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
WegweiserAnz. 10
TischnummernkartenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 24
Fotowand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierplattenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 12
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
MülleimerAnz. 6
AbfallcontainerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin und Programm früh fest und reservieren Sie den Saal, bevor Sie Referenten und Einladungen verbindlich bestätigen. So vermeiden Sie Änderungen an bereits verschickten Informationen.
Schließen Sie das Anmeldeformular nicht erst am Veranstaltungstag. Planen Sie die Auswertung der Anmeldungen, Ernährungswünsche und Bestätigungen mindestens 7 Tage vor dem Symposium ein.
Sammeln Sie die Präsentationen spätestens 3 Tage vorher und testen Sie jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfen Sie dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
Drucken Sie Besucherlisten, Namensbadges, Programme und Wegweiser am Vortag. Halten Sie am Registrierungstisch zusätzlich Stifte und eine aktuelle Liste für Nachmeldungen bereit.
Öffnen Sie den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stellen Sie Stühle, Klapp- und Registrierungstische auf, kontrollieren Sie Luft und Temperatur, kühlen Sie Getränke und führen Sie einen vollständigen Techniktest durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumssymposium organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Saal und Referenten. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann müssen die Referenten für ein Jubiläumssymposium bestätigt sein?: Bestätigen Sie die Referenten spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung. Fordern Sie ihre Präsentationen anschließend mit einer festen Frist an, idealerweise 3 Tage vor dem Symposium.
Wie viele Stunden vorher muss man den Saal für ein Symposium vorbereiten?: Planen Sie mindestens 90 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein. Bei mehreren Vorträgen oder umfangreicher Technik sind 2 Stunden sinnvoll, damit Mikrofone und Präsentationen getestet werden können.
Wann sollte das Catering für ein Jubiläumssymposium bestellt werden?: Bestellen Sie das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Melden Sie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin an und geben Sie die endgültige Personenzahl weiter.

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