Einkaufsliste für ein Jubiläumskonzert

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane pro erwarteter Person einen Sitzplatz oder kennzeichne klar, welcher Bereich für Stehplätze vorgesehen ist. Für Empfang und Buffet brauchst du zusätzlich freie Stellfläche für Tische und Laufwege.
• Kläre die Tonanlage spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert mit den Künstlern. Frage nach der benötigten Zahl an Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren und speziellen Audiokabeln, statt nur eine PA-Anlage zu reservieren.
• Rechne bei der Beleuchtung nicht nur mit LED-Bühnenlichtern: Für Notenpulte werden Lesepultlampen und passende Batterien gebraucht. Lege Ersatzbatterien am Technikplatz bereit, bevor der Einlass beginnt.
• Besorge Kabelkanäle und Verlängerungskabel vor dem Aufbau und prüfe ihre Länge an der tatsächlichen Raumaufteilung. Lose Kabel im Publikumsbereich sind eine häufige Verzögerung beim Einrichten und ein Stolperrisiko.
• Drucke Programm, Namensschilder und Pfeiltafeln nicht erst am Veranstaltungstag. Halte außerdem Jubiläumsbanner, Tischdecken und Blumenarrangements getrennt von der Technik bereit, damit der Saal nach dem Aufbau schnell dekoriert werden kann.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für ein Jubiläumskonzert?

Plane grundsätzlich einen Stuhl pro angemeldeter oder erwarteter Besucherin beziehungsweise Besucher. Bestelle zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve, wenn die Raumgröße und Fluchtwege das zulassen.

Wann sollte ich die Tontechnik für ein Jubiläumskonzert reservieren?

Reserviere Mischpult, PA-Lautsprecher, Mikrofone und Monitore idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die technischen Anforderungen der Künstler sollten spätestens 3 Wochen vor dem Konzert vollständig vorliegen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Konzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro weiterer Stunde. Bei einem zweistündigen Konzert entspricht das ungefähr 3 bis 4 Getränken pro Person, abhängig von Ausschank und Programm.

Wann muss ich Programmhefte und Namensschilder besorgen?

Lass das Programm spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Konzert drucken und bereite die Namensschilder mindestens 2 Tage vorher vor. So bleibt Zeit, die Besucherliste und Schreibweisen zu kontrollieren.