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Jubiläumsfilmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumsfilmabend braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Filmabend: Neben Programm und Einladungen müssen Filmlizenzen, Technik und die Verpflegung zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Filmauswahl und erfasse bei den Anmeldungen auch Ernährungswünsche. In den letzten Tagen werden Mengen berechnet, Ausrüstung geprüft und Getränke gekühlt. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, Verdunkelung und einen zweiten Techniktest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmlizenz prüfen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

  • Ausrüstung reservieren

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Lichtdekoration anbringen

    2 Personen

  • Buffet-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

  • Empfangstisch bereitstellen

  • Eingang und Garderobe kontrollieren

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Snacks ausgeben

    2 Personen

  • Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Film fortsetzen

  • Abschiedsrede halten

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 8
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Garderobenständer

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 55
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 40
  • GirlandenAnz. 6
  • Jubiläumsbanner
  • TischdeckenAnz. 8
  • FilmklappenAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6
  • VerdunkelungsvorhängeAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EislöffelAnz. 2
  • ServierbesteckAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Filmlizenz, bevor du Einladungen verschickst. So bewirbst du keinen Film, dessen Vorführung am Jubiläumsfilmabend noch nicht geklärt ist.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher. Erst danach lassen sich Cateringmengen, Sitzplätze sowie Gläser, Teller und Besteck zuverlässig berechnen.
  • Reserviere Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Audiomischpult und Mikrofon nicht erst am Veranstaltungstag. Teste außerdem Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens einmal vor dem Aufbau.
  • Plane für den Saal mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Lüfte zuerst, stelle dann Tische und Stühle auf und teste Bild und Ton erneut, bevor die Gäste eintreffen.
  • Kühle Getränke am selben Tag vor und halte für Kaffee und Tee Thermoskannen bereit. Verdunkelungsvorhänge und Beleuchtung solltest du vor Beginn ausprobieren, damit der Film nicht wegen Licht oder Kabeln verzögert startet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsfilmabend planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Filmprogramm und Filmlizenz. Verschicke die Einladungen anschließend und setze die Anmeldefrist rund 7 Tage vor dem Abend.
Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläumsfilmabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Für Kaffee und Tee solltest du zusätzlich ungefähr 0,3 Liter pro Gast einplanen.
Wann muss die Technik für einen Filmabend getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn nach dem Aufbau am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 20 Minuten ein, einschließlich Bild, Ton, HDMI-Verbindung und Mikrofon.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Jubiläumsfilmabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Lüften, Tische, Stühle, Leinwand, Beamer, Ton und Dekoration ein. Öffne die Location früh genug, damit vor dem Eintreffen der Gäste noch ein zweiter Techniktest möglich ist.

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