Eine Jubiläumsfeier ohne Last-Minute-Stress organisieren

Bei einer Jubiläumsfeier entscheidet nicht die Dekoration zuerst, sondern ein belastbarer Ablauf. Kläre Datum und Ort, erstelle die Gästeliste und plane danach Programm, Catering und Getränke anhand der Anmeldungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, frische Produkte, gekühlte Getränke und den Aufbau. Plane außerdem Zeit für Dinge ein, die leicht untergehen: Ernährungswünsche, Zugang zum Ort, Namensschilder und einen vorbereiteten Geschenketisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Gästeliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
7
Musikprogramm zusammenstellen
8
Reservierungen vornehmen
9
Cateringmengen berechnen
2 Personen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Erinnerung an Gäste senden
12
Lieferungen bestätigen
13
Dekoration sortieren
2 Personen
14
Fotomaterial sammeln
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Frische Produkte abholen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
4 Personen
19
Torte prüfen
20
Namensschilder schreiben
2 Personen
21
Geschenketisch vorbereiten
2 Personen
22
Toiletten auffüllen
23
Ort überprüfen
2 Personen
24
Schlüssel und Zugang organisieren
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Buffetische aufstellen
3 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Tontechnik anschließen
2 Personen
29
Musik testen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Fotoecke einrichten
2 Personen
33
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
34
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
35
Buffetgerichte anrichten
4 Personen
36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
37
Allergene kennzeichnen
2 Personen
38
Kühlschränke kontrollieren
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten reinigen
2 Personen
41
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

42
Gäste begrüßen
3 Personen
43
Jacken entgegennehmen
2 Personen
44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet eröffnen
2 Personen
48
Buffet warm halten
2 Personen
49
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
50
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
51
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
52
Jubiläumsrede ankündigen
53
Mikrofon bedienen
54
Gruppenfoto machen
2 Personen
55
Torte anschneiden
3 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
57
Dessert servieren
3 Personen
58
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
59
Fotoecke betreuen
60
Letzte Getränkerunde ausschenken
2 Personen
61
Gäste verabschieden
3 Personen
62
Garderobe leerräumen
2 Personen

Nachbereitung

63
Essensreste kühlen
2 Personen
64
Geschirr sammeln
4 Personen
65
Abfall trennen
3 Personen
66
Buffet abbauen
3 Personen
67
Tonanlage ausschalten
2 Personen
68
Dekoration vorsichtig entfernen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
74
Leihsachen zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
76
Abfallcontainer leeren
2 Personen
77
Foto- und Videomaterial sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Geschenketisch
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenAnz. 100
BallonsAnz. 100
Ballonbogen
GirlandenAnz. 8
KonfettiAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
VasenAnz. 6
Zifferndekoration
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8
Fotowand
FotopropsAnz. 15
TischnummernAnz. 8
Gästebuch

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
WarmhalteschalenAnz. 4
KannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
TortenheberAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Ort und Gästeliste. Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Ernährungswünsche und verbindliche Anmeldungen nicht erst in der letzten Woche zusammentragen musst.
Lege Programm und Uhrzeiten vor der Cateringbestellung fest. So weißt du, wann Begrüßung, Essen, Torte, Musik und eventuelle Reden stattfinden und wie lange Buffet und Sitzplätze gebraucht werden.
Prüfe die Mengen nach der Anmeldefrist und nicht nach einer groben Schätzung. Berücksichtige dabei auch Dessertteller, Kaffeetassen, Wassergläser sowie Wein- und Champagnergläser.
Bestätige Lieferungen und Reservierungen wenige Tage vorher. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Getränke können vorher gekühlt werden, damit am Aufbau keine Kühlkapazität fehlt.
Mache am Tag selbst eine kurze Ortskontrolle, bevor Gäste eintreffen. Prüfe Zugang und Schlüssel, Tische und Stühle, Toiletten, Garderobe, Geschenketisch, Namensschilder und Fotomaterial in einem Durchgang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Für viele Gäste oder ein externes Catering solltest du Reservierungen und Einladungen noch früher anstoßen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Jubiläumsfeier verschicken?: Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier und setze eine klare Rückmeldefrist. So bleiben dir meist noch 10 bis 14 Tage, um Cateringmengen und Ernährungswünsche anzupassen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Gäste sowie Reserve für längere Gespräche und verspätete Abholungen ein.
Was muss am Tag vor der Jubiläumsfeier erledigt sein?: Am Vortag sollten Lieferungen bestätigt, Dekoration sortiert, haltbare Speisen vorbereitet und die Getränke gekühlt sein. Frische Produkte, Torte und letzte Einkäufe erledigst du möglichst am Veranstaltungstag nach einem festen Zeitplan.

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