Jubiläumsfeier organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Jubiläumsfeier entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles ruhig läuft. Lege zuerst Datum, Programm, Raumaufteilung und Zuständigkeiten fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Planung von Catering, Mobiliar, Technik und Dekoration. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, Kühlung, Namensschilder und der Aufbau der Tonanlage zu spät berücksichtigt. Plane deshalb mit festen Fristen und einem kurzen Kontrolltermin kurz vor der Feier.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Musik-Playlist zusammenstellen
- 9
Redner und Jubilare bestätigen
- 10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 11
Tische und Stühle reservieren
- 12
Kühlschränke und Kühlboxen organisieren
- 13
Soundanlage überprüfen
2 Personen
- 14
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 15
Dekoration einkaufen
2 Personen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Drucksachen vorbereiten
- 18
Programm und Wegweiser drucken
- 19
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 20
Erinnerung an Gäste senden
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Salate vorbereiten
3 Personen
- 26
Materialien sortieren
2 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 36
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 37
Buffetgerichte fertigstellen
4 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Technik testen
2 Personen
- 40
Teambriefing durchführen
4 Personen
- 41
Gäste empfangen
3 Personen
- 42
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 43
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Begrüßung und Eröffnung übernehmen
2 Personen
- 46
Redner betreuen
2 Personen
- 47
Musik organisieren
- 48
Snacks ausgeben
4 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 50
Buffet eröffnen
2 Personen
- 51
Buffet auffüllen
4 Personen
- 52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 53
Torte anschneiden
2 Personen
- 54
Kaffee und Kuchen servieren
3 Personen
- 55
Letzte Runde ankündigen
- 56
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Reste sicher kühlen
3 Personen
- 58
Geschirr sammeln
3 Personen
- 59
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
- 61
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 65
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 66
Geschirr spülen und abtrocknen
4 Personen
- 67
Materialien prüfen und einpacken
3 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- BiergläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- TafelmesserAnz. 100
- TischgabelnAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 16
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- ServierschalenAnz. 16
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 16
- BlumenarrangementsAnz. 12
- BilderrahmenAnz. 8
- Zahlengirlande für Jubiläum
- NamensschilderAnz. 100
- TischkartenhalterAnz. 16
- KlebebandAnz. 6
- SeilAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane dabei Zeit für Reden, Ehrungen, Essen und Pausen ein und prüfe, ob Buffet, Sitzplätze und Garderobe in den Raum passen.
- Öffne die Anmeldung spätestens drei bis vier Wochen vorher und frage Ernährungswünsche direkt ab. Schließe die Auswertung etwa sieben Tage vor der Feier ab, damit Cateringmengen und Sitzordnung nicht auf Schätzungen beruhen.
- Reserviere Tische, Stühle, Buffetflächen und Garderobenständer gemeinsam. Rechne bei den Sitzplätzen mit mindestens einem Stuhl pro angemeldeter Person und prüfe, ob Teller, Gläser und Besteck in ausreichender Zahl vorhanden sind.
- Teste Soundanlage und Beleuchtung nicht erst beim Aufbau. Führe den Technikcheck spätestens am Vortag durch und lege Playlist, Mikrofon sowie die Reihenfolge der Redner und Jubilare schriftlich bereit.
- Plane die Küchenarbeit rückwärts vom Beginn des Buffets: Getränke frühzeitig kalt stellen, Gemüse und Obst waschen und Snacks sowie Salate am selben Tag vorbereiten. Kühlboxen, Kühlelemente, Warmhaltebehälter und Frischhaltedosen sollten vor dem Einkauf bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
- Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt und die Anmeldung geöffnet werden.
- Wann muss man die Gästezahl für das Catering festlegen?
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis etwa sieben Tage vor der Feier. Danach kannst du Speisen, Getränke, Teller und Gläser passend zur tatsächlichen Personenzahl berechnen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach ungefähr einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kaufe die Getränke so früh ein, dass sie mindestens am Vortag gekühlt werden können.
- Wann sollte man Technik und Dekoration kontrollieren?
- Prüfe Soundanlage, Beleuchtung, Drucksachen und Wegweiser spätestens am Vortag. Die Dekoration und der eigentliche Aufbau sollten je nach Raumgröße zwei bis vier Stunden vor dem Eintreffen der Gäste beginnen.
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