Jubiläumsfeier organisieren: der richtige Ablauf

Eine Jubiläumsfeier gelingt leichter, wenn du zuerst Termin, Gästeliste und Raum klärst und erst danach Programm und Bewirtung festlegst. Plane die Zeremonie, Reden und Fotomomente so, dass der Ablauf auch bei verspäteten Gästen funktioniert. Häufig zu spät erledigt werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Präsentationen und der Techniktest. Mit einem festen Zeitplan bleiben am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Abholung und letzte Kontrollen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Erinnerung an die Eingeladenen senden
8
Endgültige Gästeliste erstellen
9
Programm für die Zeremonie erstellen
2 Personen
10
Redner und Jubilar informieren
11
Reden sammeln
12
Musik für die Zeremonie auswählen
13
Fotomomente planen
14
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
15
Cateringmengen berechnen
16
Reservierungen vornehmen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Geschirr und Material inventarisieren
2 Personen
19
Tonanlage testen
2 Personen
20
Präsentationen und Fotos sammeln
21
Programm drucken
22
Namensschilder erstellen
2 Personen
23
Geschenk und Blumen abholen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Blumengestecke vorbereiten
2 Personen
28
Zeremonieraum reinigen
3 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Blumengestecke platzieren
2 Personen
35
Fotoecke einrichten
2 Personen
36
Geschenketisch einrichten
2 Personen
37
Tonanlage aufstellen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Präsentation prüfen
2 Personen
40
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
41
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen

Event

42
Empfangsgäste betreuen
3 Personen
43
Gäste registrieren
2 Personen
44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
45
Zeremonie begleiten
2 Personen
46
Musik während der Zeremonie abspielen
47
Reden begleiten
48
Jubiläumsgeschenk überreichen
2 Personen
49
Gruppenfoto machen
2 Personen
50
Aperitif servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet eröffnen
2 Personen
54
Abendessen servieren
5 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Buffet auffüllen
2 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
59
Torte servieren
3 Personen
60
Hintergrundmusik bereitstellen
61
Geschenke sammeln
2 Personen
62
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Reste sicher verstauen
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Buffet abbauen
3 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Raum reinigen
3 Personen
70
Soundequipment aufräumen
2 Personen
71
Materialien prüfen
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
74
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
Geschenketisch
HockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
StehtischeAnz. 6
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
KuchenplattenAnz. 75
SuppenschalenAnz. 70
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
EsstischgabelnAnz. 75
DinnermesserAnz. 75
ServierlöffelAnz. 12
TortenheberAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SnacksAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Mischpult
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 4
GirlandenAnz. 8
Jubiläumsbanner
TischdekorationenAnz. 12
BlumenvasenAnz. 12
FotorahmenAnz. 10
Fotowand
GeschenkkartonsAnz. 2
TischschilderAnz. 12
KonfettiAnz. 4
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
BänderAnz. 6
Gästebuch
StiftesetsAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
TischlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 5
ServierzangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
Tortenmesser

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und vorläufige Gästeliste zuerst fest und bestätige die Location samt Raumaufteilung. Verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher, damit du Zeit für Rückmeldungen und Nachfragen hast.
Fordere Ernährungswünsche mit der Anmeldung an und sende 10 bis 14 Tage vor der Feier eine Erinnerung. Erstelle danach die endgültige Gästeliste und berechne die Cateringmengen erst mit diesen Zahlen.
Sammle Reden, Präsentationen und Fotos spätestens 7 Tage vorher. Informiere Redner und Jubilar über die Reihenfolge und plane pro Rede eine feste Zeit, damit die Zeremonie nicht ausufert.
Teste Tonanlage, Mikrofone, Laptop, Projektor und Leinwand mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Prüfe dabei auch Anschlüsse, Lautstärke und die Dateien – ein Techniktest am Veranstaltungstag lässt kaum Spielraum für Ersatzlösungen.
Kontrolliere Geschirr, Mobiliar und Serviermaterial spätestens 3 Tage vorher. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Geschenk und Blumen werden am besten am selben Tag mit einem festen Abholzeitfenster organisiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Gästeliste und Location. Für größere Feiern oder ein externes Catering sind 3 bis 6 Monate sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze eine Rückmeldefrist 3 bis 4 Wochen vorher, damit Catering und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Berechne die Speisen anhand der bestätigten Gästezahl und plane bei einer mehrstündigen Feier etwa 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde. Für die genaue Menge zählen außerdem Dauer, Menü und Anteil alkoholfreier Getränke.
Wann sollte man die Technik für Reden und Präsentationen testen?: Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop, Projektor und Leinwand spätestens 2 Tage vor der Feier. Halte die Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Datenträger bereit, falls eine Datei oder ein Gerät ausfällt.

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