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Jubiläumsdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumsdinner braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnliches Abendessen: Gäste müssen zusagen, das Menü muss zu Ernährungswünschen passen und Raum, Mobiliar und Geschirr müssen zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Gästeliste und Location, danach Menü, Ablauf und Tischordnung. In der letzten Woche bestätigst du die Personenzahl und klärst das Catering. Die letzten zwei Tage gehören dem Einkauf, der Vorbereitung von Desserts und Gemüse sowie dem Aufbau von Tischen, Dekoration und Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Catering-Absprachen bestätigen

  • Location reservieren

  • Transport für Materialien organisieren

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Anzahl bestätigen

  • Diätübersicht ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Gemüse schneiden

    2 Personen

  • Tischwäsche bereitlegen

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Veranstaltungsort lüften

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumen aufstellen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Musik testen

  • Licht prüfen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Küchenarbeitsplätze einrichten

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste zum Tisch begleiten

    2 Personen

  • Vorspeise servieren

    5 Personen

  • Teller abräumen

    4 Personen

  • Hauptgang servieren

    5 Personen

  • Beilagen auffüllen

    2 Personen

  • Hauptgang abräumen

    4 Personen

  • Jubiläumsrede begleiten

    2 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Kaffeestation auffüllen

  • Musik organisieren

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Veranstaltungsfläche reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EsstischeAnz. 7
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 60

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • SuppenschalenAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ServiettenbehälterAnz. 7

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 7
  • ServiettenAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 55
  • SpeisekartenAnz. 55
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • VasenAnz. 8
  • PartygirlandenAnz. 6
  • TischnummernAnz. 7
  • FotorahmenAnz. 10
  • TeelichthalterAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • StumpenkerzenAnz. 30

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 8
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

  • SpülwannenAnz. 6
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh und setze ein konkretes Rückmeldedatum, idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Dinner. So bleiben mindestens sieben Tage, um Absagen, Nachmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
  • Bestätige Menü und Catering nicht nur mündlich: Halte spätestens eine Woche vorher die endgültige Personenzahl, Sonderkost und den Zeitplan für Lieferung oder Service schriftlich fest.
  • Prüfe Geschirr und Mobiliar nach Sitzplätzen statt nach Gefühl. Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, Dessertteller, Wasserglas, Weinglas, Besteck und einer Serviette; für Reserve sind fünf bis zehn Prozent zusätzlich sinnvoll.
  • Bereite verderbliche Zutaten nicht komplett zu früh vor. Desserts kannst du am Vortag fertigstellen, Gemüse am Vortag waschen und schneiden; Getränke sollten erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend gekühlt werden.
  • Plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden ein. Lüfte den Veranstaltungsort, kontrolliere die Toiletten, stelle Tischwäsche und Namensschilder bereit und lege Speisekarten, Dekoration und Musik vor dem Eintreffen der Gäste aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Jubiläumsdinner einladen?
Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf drei Wochen vor dem Termin, damit du Menü, Sitzordnung und Mengen rechtzeitig anpassen kannst.
Wann muss die endgültige Gästezahl für ein Jubiläumsdinner feststehen?
Bestätige die endgültige Anzahl spätestens sieben Tage vor dem Dinner beim Catering oder bei der Küche. Prüfe zwei bis drei Tage vorher noch einmal, ob sich Absagen oder Ernährungswünsche geändert haben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jubiläumsdinner?
Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Tischwäsche, Geschirr, Dekoration und Getränke ein. Bei mehreren Tischgruppen oder einem Buffet solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten Reserve einrechnen.
Was kann man am Tag vor einem Jubiläumsdinner vorbereiten?
Bereite Desserts vor, wasche und schneide Gemüse und sortiere Dekoration sowie Geschirr am Vortag. Getränke kannst du dann bereits kalt lagern; Salate und empfindliche Speisen sollten erst am Veranstaltungstag fertiggestellt werden.

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