So organisierst du ein Jubiläums-Tanzfest

Ein Jubiläums-Tanzfest gelingt, wenn du zuerst den Rahmen festlegst und danach Gäste, Musik, Verpflegung und Raum aufeinander abstimmst. Beginne mit Budget, Location und Gästeliste; anschließend folgen Motto, Einladungen und Anmeldungen. Plane spätestens einige Wochen vor dem Termin die Musikanlage, Möbel und das Catering. In den letzten Tagen zählen bestätigte Teilnehmerzahlen, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein klarer Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festlocation reservieren
2
Budget festlegen
2 Personen
3
Gästeliste erstellen
2 Personen
4
Motto und Dresscode festlegen
2 Personen
5
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen erfassen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Musikanlage reservieren
11
Zusätzliche Möbel reservieren
12
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
13
Anmeldungen bestätigen
14
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
15
Tischanordnung festlegen
2 Personen
16
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
17
Kontaktdaten der Lieferanten prüfen
18
Erinnerung an Gäste senden
19
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Torte abholen
25
Playlist bereitlegen
26
Geräte testen
2 Personen
27
Dekoration sortieren
2 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Saal lüften
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Buffettische einrichten
3 Personen
33
Garderobe einrichten
2 Personen
34
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Beleuchtung anbringen
2 Personen
37
Tontechnik anschließen
2 Personen
38
Mikrofon testen
2 Personen
39
Musikwiedergabeliste testen
40
Geschirr bereitstellen
2 Personen
41
Getränkestation einrichten
2 Personen
42
Snacks auslegen
3 Personen
43
Torte gekühlt bereitstellen
44
Toiletten kontrollieren
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
46
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
47
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

48
Gäste empfangen
3 Personen
49
Jacken entgegennehmen
2 Personen
50
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
51
Hintergrundmusik abspielen
52
Snacks auffüllen
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Musikprogramm starten
55
Eröffnungsrede halten
56
Tanzmusik bereitstellen
57
Geburtstagswünsche sammeln
58
Buffet eröffnen
2 Personen
59
Buffet servieren
4 Personen
60
Buffet nachfüllen
2 Personen
61
Teller und Besteck einsammeln
2 Personen
62
Jubiläumsrede halten
63
Torte anschneiden
3 Personen
64
Torte servieren
3 Personen
65
Tanzfläche freihalten
66
Letzte Runde ankündigen
67
Gäste verabschieden
3 Personen
68
Garderobe ausgeben
2 Personen
69
Musik ausschalten

Nachbereitung

70
Verderbliche Lebensmittel kühlen
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Buffet aufräumen
3 Personen
74
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Geräte ausschalten
2 Personen
77
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
78
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
79
Boden fegen
2 Personen
80
Den Boden wischen
2 Personen
81
Toiletten reinigen
2 Personen
82
Kühlboxen leeren
2 Personen
83
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
84
Fundsachen sammeln
85
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
86
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
87
Übrig gebliebene Getränke wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 70

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
KuchenplattenAnz. 70
TrinkgläserAnz. 100
WeingläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70
GebäckgabelnAnz. 70
ServierlöffelAnz. 10

Küche

ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
TortenheberAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Ausstattung

Laptops
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelbinder

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
Ballonbogen-Set
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 9
ServiettenhalterAnz. 6
Fotowand
FotopropsAnz. 20

Reinigung

BesenAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location zuerst und kläre dabei, wie viele Sitzplätze, Biertische, Buffetische und Garderobenständer tatsächlich vorhanden sind. So bestellst du fehlendes Mobiliar nicht erst kurz vor dem Fest.
Verschicke die Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist und erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche. Schicke etwa eine Woche vorher eine Erinnerung und bestätige die Anmeldung anschließend noch einmal.
Gib dem Catering die endgültige Teilnehmerzahl erst nach der Rückmeldefrist durch, aber prüfe vorher, ob Teller, Trinkgläser, Weingläser und Serviergeschirr für alle reichen. Rechne zusätzlich mit einigen Ersatzteilen für Bruch und Nachschub.
Plane Musik und Technik als eigenen Ablaufpunkt: Playlist, Laptop, Lautsprecher und Mischpult sollten vor dem Fest getestet werden. Lege außerdem fest, wer während des Abends die Musik bedient und bei technischen Problemen erreichbar ist.
Erledige Getränke und empfindliche Speisen nicht zu früh. Kühle die Getränke am Vortag, hole die Torte nach dem vereinbarten Zeitpunkt ab und bereite Snacks so vor, dass Buffet und Tanzfläche am Beginn nicht gleichzeitig blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Jubiläums-Tanzfest organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Budget, Location und Gästeliste. Musik, Catering und zusätzliches Mobiliar solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reservieren.
Wann verschicke ich die Einladungen zum Jubiläums-Tanzfest?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist rund 3 Wochen vor dem Fest. Eine Erinnerung 7 Tage vor Ablauf erhöht die Zahl der rechtzeitigen Antworten.
Wann muss ich die endgültige Gästezahl an das Catering melden?: Melde die endgültige Teilnehmerzahl nach Ablauf der Rückmeldefrist, meist 10 bis 14 Tage vor dem Fest. Prüfe vorher alle Anmeldungen und Ernährungswünsche, damit die Bestellung vollständig ist.
Wie viel Zeit brauche ich am Tag des Tanzfests für den Aufbau?: Plane mindestens 3 Stunden für Raumaufteilung, Tischanordnung, Technik, Getränke und Buffet ein. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; die Playlist und die Musikanlage testest du am besten spätestens 60 Minuten vor Beginn.

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