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Jubiläums-Kreuzfahrt organisieren: die komplette Checkliste

Eine Jubiläums-Kreuzfahrt braucht mehr Vorbereitung als ein Fest an Land: Einstiegspunkt, Route, Catering und Transport müssen zusammenpassen. Beginne mit Gästeliste, Boot und Termin und bestätige den Ablauf spätestens zwei Wochen vorher. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. In den letzten Tagen kühlst du Getränke, stellst Dekoration und Fotomaterial zusammen und bringst alles rechtzeitig zum Boot. Die Checkliste enthält 49 Aufgaben und 39 benötigte Dinge für die Planung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Boot und Route reservieren

  • Cateringabsprachen festhalten

    2 Personen

  • Musik und Unterhaltung buchen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport zum Einstiegspunkt organisieren

  • Programm und Route bestätigen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Diätübersicht an das Catering geben

  • Gäste mit praktischen Informationen versorgen

  • Kuchen und Snacks bestellen

  • Dekoration und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschenke und Fotomaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration verpacken

    2 Personen

  • Einstiegsort überprüfen

  • Materialien zum Boot bringen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage testen

    2 Personen

  • Gästeliste am Eingang bereitlegen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Jubiläumsrede halten

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Gläser abräumen

    3 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    3 Personen

  • Geschenkmoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Materialien ins Lager bringen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos mit Gästen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 4
  • StühleAnz. 60

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • KuchenplattenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • KorkenzieherAnz. 3
  • TortenheberAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • PowerbanksAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • Willkommensschild
  • SpeisekartenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 3
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • KüchenrollenAnz. 6
  • MüllsäckeAnz. 40

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Boot und Route zuerst und kläre direkt, wie viele Gäste, welche Catering-Leistung und welche Musik an Bord möglich sind. Plane für Rückfragen und Änderungen mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein.
  • Verschicke die Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist, idealerweise 4 Wochen vor der Fahrt. Erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche und den Bedarf für den Transport zum Einstiegspunkt.
  • Gib die endgültige Gästezahl und die Diätübersicht spätestens 7 bis 10 Tage vorher an das Catering weiter. Bestelle Kuchen und Snacks nicht erst am Vortag, sondern bestätige Lieferzeit und Übergabe vorher schriftlich.
  • Prüfe 1 bis 2 Tage vor der Kreuzfahrt Dekoration, Fotowand, Fotoprops, Playlist, Mikrofon und Powerbanks. Verpacke Ballons, Girlanden, Tischdecken und Willkommensschild getrennt, damit beim Aufbau nichts im Fahrzeug liegen bleibt.
  • Lege am Veranstaltungstag eine feste Aufbauzeit fest, mindestens 60 Minuten vor dem Einsteigen. Stelle zuerst Tische, Stühle, Buffet und Getränketisch auf; danach folgen Dekoration, gekühlte Getränke und die Begrüßung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläums-Kreuzfahrt buchen?
Für eine Jubiläums-Kreuzfahrt sind 8 bis 12 Wochen Vorlauf sinnvoll, besonders bei einer größeren Gruppe. So bleiben Zeit für Route, Catering, Musik, Einladungen und die Organisation des Transfers.
Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläums-Kreuzfahrt?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze die Rückmeldefrist auf 4 Wochen vorher. Für Catering und Sitz- oder Stehbereiche brauchst du danach noch Zeit, die Anmeldungen zu prüfen.
Wann muss das Catering die endgültige Gästezahl bekommen?
Übermittle die endgültige Gästezahl und alle Ernährungswünsche spätestens 7 bis 10 Tage vor der Fahrt. Bestätige dabei auch die Lieferzeit für Kuchen, Snacks und Getränke.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau auf dem Boot?
Plane mindestens 60 Minuten vor dem Einsteigen für den Aufbau ein. Tische, Stühle, Buffet und Getränketisch kommen zuerst; Dekoration, Fotomaterial und gekühlte Getränke folgen anschließend.

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