Jubiläums-Hochzeit organisieren: die Checkliste

Eine Jubiläums-Hochzeit braucht mehr als eine Gästeliste und festliche Dekoration. Plane zuerst Datum, Ort und Gästezahl, danach Einladungen, Menü, Getränke und Abendprogramm. In den letzten Tagen zählen bestätigte Reservierungen, frische Einkäufe, gekühlte Getränke und eine abgeholte Torte. Am Veranstaltungstag helfen klare Zuständigkeiten und ein ausgedrucktes Drehbuch, damit Aufbau, Reden und Essen nicht an einer Person hängen bleiben.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Abendprogramm erstellen
2 Personen
Speise- und Getränkekarte festlegen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
Reden zusammentragen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
Torte abholen
Getränke kühlen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Geschirr prüfen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume lüften
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffetmöbel aufstellen
2 Personen
Getränketisch aufstellen
2 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Besteck auslegen
2 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Menükarten aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Blumenarrangements aufstellen
2 Personen
Lichter aufhängen
3 Personen
Fototisch einrichten
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Kuchen gekühlt bereitstellen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen

Event

Willkommensgetränke ausschenken
3 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Jubilare begrüßen
2 Personen
Begrüßungssnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Rede ankündigen
Reden begleiten
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Musik organisieren
Tanzfläche freihalten
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Getränke wegräumen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Böden reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 6
StühleAnz. 60
Buffet-TischAnz. 2
Getränketisch
Geschenketisch
Fototisch
Garderobenständer
Tisch für DJ-Equipment

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
Abendbesteck-SetsAnz. 70
TortengabelnAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
Tortenmesser

Dekoration

TischläuferAnz. 6
StoffserviettenAnz. 70
BlumenvasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 40
LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
FotorahmenAnz. 12
Willkommensschild
Gästebuch
Stifte für das GästebuchAnz. 4
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 12
Geschenktasche
FotopropsAnz. 20
TischnummernAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
Mischpult
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
TelefonladegeräteAnz. 3
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 10
AuflaufformenAnz. 6
Alufolienhalter
KüchenzangenAnz. 6
BrotmesserAnz. 2
Kuchenteller
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort fest, bevor du Einladungen gestaltest. Verschicke die Einladungen so früh, dass du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Tischordnung noch rechtzeitig bearbeiten kannst.
Plane das Abendprogramm mit festen Uhrzeiten und sammle Reden vorab ein. Drucke das Drehbuch mindestens einmal aus und gib eine zweite Kopie an die Person, die den Ablauf koordiniert.
Teile Einkäufe nach Haltbarkeit auf: Vorräte zuerst, frische Lebensmittel kurz vor der Feier. Prüfe Lieferungen direkt nach Ankunft und hole die Torte so ab, dass noch Zeit für die gekühlte Lagerung bleibt.
Ordne Geschirr und Gläser nach Verwendung, bevor die Gäste eintreffen. Für Buffet und Torte werden neben Tellern und Besteck auch Servierschalen, Zangen, Servierlöffel und ein Tortenmesser gebraucht.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Location öffnen, Räume lüften, Toiletten kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Dekoration sortieren und Getränke kühlen. Weise den Geschenk-, Foto- und Getränketisch jeweils einer Person zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläums-Hochzeit planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 8 bis 12 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch eingeplant werden können.
Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläums-Hochzeit verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 3 bis 4 Wochen vor der Feier, damit Tischordnung, Speisen und Getränke feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläums-Hochzeit?: Plane für einen Aufbau mit Tischen, Stühlen, Geschirr, Getränken und Dekoration mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Öffne die Location früh genug zum Lüften und kontrolliere Toiletten und Lieferungen vor dem Eintreffen der Gäste.
Wann soll man Getränke für eine Jubiläums-Hochzeit kühlen?: Kühle die Getränke am besten am Vortag, besonders wenn viele Flaschen oder Karaffen gebraucht werden. Prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn, ob genug gekühlte Getränke bereitstehen.

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