Eine Jubiläums-Fotot Ausstellung Schritt für Schritt organisieren
Beginne bei der Jubiläums-Fotot Ausstellung nicht mit der Dekoration, sondern mit Thema, Raum und Bildauswahl. Danach legst du fest, wie viele Fotos gezeigt werden, welche Formate passen und wie Besucher durch die Ausstellung gehen. Versicherung, Einwilligungen und Barrierefreiheit müssen vor dem Versand der Einladungen geklärt sein. In den letzten Tagen geht es vor allem um Druckkontrolle, Technik, Catering und einen klaren Aufbauplan für den Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Catering reservieren
- 3
Ausstellungsversicherung abschließen
- 4
Fotos auswählen
2 Personen
- 5
Einwilligung für Fotos prüfen
- 6
Ausstellungsthema festlegen
2 Personen
- 7
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 8
Fotoprints bestellen
- 9
Bilderrahmen bestellen
- 10
Einladung gestalten
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Barrierefreiheit prüfen
- 15
Eröffnungsprogramm erstellen
- 16
Fotountertitel schreiben
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Wegbeschreibung versenden
- 19
Anmeldungen bestätigen
- 20
Cateringdetails bestätigen
- 21
Technik testen
2 Personen
- 22
Einkaufsliste prüfen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 25
Fotodrucke kontrollieren
2 Personen
- 26
Fotorahmen füllen
3 Personen
- 27
Untertitel drucken
- 28
Geschenketisch vorbereiten
- 29
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
- 30
Fotowände aufbauen
4 Personen
- 31
Fotos aufhängen
3 Personen
- 32
Bildunterschriften anbringen
2 Personen
- 33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 34
Tische aufstellen
3 Personen
- 35
Stühle aufstellen
2 Personen
- 36
Tischwäsche anbringen
2 Personen
- 37
Licht auf Fotos ausrichten
2 Personen
- 38
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 39
Musik-Playlist bereitstellen
- 40
Getränke kühlen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 42
Snacks auslegen
3 Personen
- 43
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 44
Registrierungsliste bereitlegen
- 45
Presseraum einrichten
2 Personen
- 46
Einleitungstext bereitlegen
- 47
Eingang kontrollieren
2 Personen
Event
- 48
Gäste empfangen
3 Personen
- 49
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 50
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 51
Getränke servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 55
Eröffnungsrede halten
- 56
Führung begleiten
2 Personen
- 57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 58
Kontaktdaten sammeln
- 59
Gästebuch auslegen
- 60
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 61
Pressefotos machen
- 62
Mülleimer leeren
2 Personen
- 63
Toiletten kontrollieren
- 64
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Getränke wegräumen
2 Personen
- 66
Geschirr sammeln
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 68
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 69
Fotos vorsichtig verpacken
3 Personen
- 70
Ausstellungswände abbauen
4 Personen
- 71
Geräte ausschalten
2 Personen
- 72
Kabel sammeln
2 Personen
- 73
Abfall entsorgen
2 Personen
- 74
Saal reinigen
3 Personen
- 75
Toiletten reinigen
2 Personen
- 76
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 77
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 78
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 79
Dekoration entfernen
2 Personen
- 80
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungspanelsAnz. 12
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- StehtischeAnz. 6
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 90
- VitrinenschränkeAnz. 2
- Reinigungswagen
Geschirr
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- WeingläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeethermoskannenAnz. 4
Dekoration
- BilderrahmenAnz. 60
- Gedruckte FotosAnz. 60
- FotountertitelAnz. 60
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckensetsAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Gästebuch
- StiftesetsAnz. 3
- NamensschilderAnz. 100
- Geschenketisch-Schild
- FotohalterAnz. 12
- BänderAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- Etikettendrucker
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Fotokamera
- SpeicherkartenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
- KabelbinderAnz. 50
- PräsentationsständerAnz. 4
Beleuchtung
- FotospotsAnz. 8
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermosflaschenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst das Ausstellungsthema und die Raumaufteilung fest. Plane zusätzlich breite Laufwege und mindestens einen gut erreichbaren Sitzplatz, bevor du Ausstellungspaneele, Tische oder Stehtische bestellst.
- Prüfe für jedes ausgewählte Foto die Einwilligung und bestelle die Fotoprints erst danach. Kontrolliere alle Drucke unmittelbar nach der Lieferung auf Farbe, Zuschnitt und Beschädigungen.
- Verschicke die Einladungen so, dass mindestens 14 Tage für Rückmeldungen bleiben. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestätige die Anmeldung anschließend mit Wegbeschreibung und Zugangsinformationen.
- Schreibe Fotountertitel und Namensschilder nicht erst am Eröffnungstag. Lege die endgültigen Texte mindestens 3 Tage vorher bereit und sortiere sie gemeinsam mit Rahmen, Fotohaltern und Willkommensschild nach dem Aufbauplan.
- Teste Technik und Eröffnungsprogramm spätestens am Vortag vollständig. Bestätige die Cateringdetails 2 bis 3 Tage vorher und prüfe am Veranstaltungstag selbst noch einmal Gläser, Tassen, Servierschalen und Kaffeethermoskannen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläums-Fotot Ausstellung planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. So bleibt genug Zeit für Bildauswahl, Einwilligungen, Versicherung, Drucke, Rahmen, Einladungen und die Abstimmung mit dem Catering.
- Wann müssen die Einladungen für eine Fotoausstellung verschickt werden?
- Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung und lasse mindestens 14 Tage für Anmeldungen. So kannst du Gästezahlen, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig bestätigen.
- Wie viele Fotos braucht man für eine Jubiläums-Fotot Ausstellung?
- Das hängt von Raum und Format ab, aber plane nicht nur nach Wandfläche: Zwischen zwei Bildern sollten meist 10 bis 20 Zentimeter Abstand bleiben. Erstelle zuerst einen maßstäblichen Raumplan und bestelle erst danach die endgültige Anzahl an Prints und Rahmen.
- Was muss am Tag vor der Ausstellung fertig sein?
- Am Vortag sollten Fotodrucke, Untertitel, Beschilderung und Raumaufteilung kontrolliert sein. Außerdem müssen Technik und Eröffnungsprogramm getestet, Materialien zusammengestellt und die Cateringdetails bestätigt werden.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!