So organisierst du einen Improvisationsabend
Bei einem Improvisationsabend müssen Bühne, Spieler, Moderator und Publikum zur gleichen Zeit bereit sein. Starte deshalb mit dem Saal und den Mitwirkenden, bevor du Programm, Spielformen und Einladungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Raumaufteilung und Einkauf. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan: Saal öffnen, Fläche freiräumen, Technik testen, Getränke sortieren und Wegweiser anbringen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Spieler einladen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm einteilen
2 Personen
- 7
Spielformen auswählen
2 Personen
- 8
Moderator briefen
2 Personen
- 9
Spieler informieren
- 10
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 11
Einkaufsliste erstellen
- 12
Wegweiser erstellen
- 13
Künstlerliste drucken
- 14
Publikumsliste drucken
- 15
Materialien prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Getränke sortieren
2 Personen
- 18
Snacks prüfen
2 Personen
Event
- 19
Schlüssel abholen
- 20
Saal öffnen
2 Personen
- 21
Fläche freiräumen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Tische aufstellen
2 Personen
- 24
Spielfläche markieren
2 Personen
- 25
Technik aufbauen
2 Personen
- 26
Licht einstellen
2 Personen
- 27
Garderobe einrichten
- 28
Bar einrichten
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Namensschilder bereitlegen
- 32
Technik testen
2 Personen
- 33
Spieler begrüßen
2 Personen
- 34
Publikum empfangen
3 Personen
- 35
Programm vorstellen
- 36
Spieler betreuen
2 Personen
- 37
Präsentieren
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Snacks auffüllen
2 Personen
- 40
Pause ankündigen
- 41
Publikumsfragen sammeln
- 42
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
- 43
Publikum verabschieden
2 Personen
- 44
Geräte ausschalten
2 Personen
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 47
Bar reinigen
2 Personen
- 48
Saal reinigen
3 Personen
- 49
Stühle stapeln
3 Personen
- 50
Tische zurückstellen
2 Personen
- 51
Materialien einpacken
2 Personen
- 52
Geliehene Sachen zurückgeben
- 53
Türen abschließen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 3
- Garderobenständer
- KleiderbügelAnz. 60
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Tragbares Soundsystem
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- TassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- TablettsAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 3
Dekoration
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
- Bunter BühnenvorhangAnz. 2
- AbklebebandAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal frühzeitig und kläre, wann du den Schlüssel bekommst. Plane für Öffnen, Aufbau und Techniktest mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.
- Teile das Programm erst ein, wenn die Spieler zugesagt haben. Lege mehrere Spielformen fest und informiere Spieler und Moderator spätestens 3 Tage vorher über Reihenfolge und Auftrittszeiten.
- Teste Funkmikrofone, Soundsystem, Mischpult und Verlängerungskabel vor dem Publikumseinlass. Ein kurzer Soundcheck von 20 Minuten verhindert, dass die erste Szene wegen Technik ausfällt.
- Plane Sitzplätze, Tische, Stehtische und Garderobe getrennt. Markiere die Spielfläche mit Abklebeband und stelle Wegweiser spätestens 30 Minuten vor Beginn auf.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und prüfe Snacks, Getränke, Gläser, Tassen und Teller am Vortag. Getränke lassen sich leichter sortieren, wenn Kühlboxen und Thermoskannen bereits bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Improvisationsabend organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Saalreservierung und den Einladungen. Die Programmplanung sollte spätestens 1 Woche vor dem Abend stehen, damit Änderungen noch möglich sind.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Improvisationsabend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Fläche, Stühle, Tische, Dekoration und Technik ein. Öffne den Saal zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass für einen letzten Rundgang und Soundcheck.
- Wann sollte man Spieler und Moderator über das Programm informieren?
- Schicke die finale Reihenfolge und die ausgewählten Spielformen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. So können Spieler Rückfragen klären und der Moderator Übergänge vorbereiten.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Improvisationsabend?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Halte zusätzlich Wasser sowie Heißgetränke bereit und kühle die Getränke vor dem Einlass.
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