Eine Impfveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Impfveranstaltung müssen Anmeldung, medizinischer Ablauf und Logistik genau ineinandergreifen. Beginne mit Ort, Impfprotokoll und verantwortlichem Team, bevor du Einladungen verschickst oder Impfstoffe bestellst. Teile die Teilnehmenden anschließend in feste Zeitfenster ein und plane Warte- sowie Rückzugsräume. Besonders häufig gehen Kühlkette, Datenschutzformulare und eine klare Registrierung zu spät in die Planung ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Impfstoffe bestellen
3
Impfprotokoll festlegen
2 Personen
4
Medizinisches Team festlegen
5
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
6
Datenschutzhinweise erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Zeitfenster einteilen
2 Personen
11
Bestätigungen versenden
2 Personen
12
Wegbeschreibung teilen
13
Lieferung der Impfstoffe bestätigen
14
Medizinische Vorräte kontrollieren
2 Personen
15
Registrierungsliste drucken
16
Formulare ausdrucken
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Impfstoffe entgegennehmen
2 Personen
19
Kühlkette kontrollieren
2 Personen
20
Impfstoffe gekühlt lagern
2 Personen

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Räume kontrollieren
2 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Rückzugsräume einrichten
2 Personen
26
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
27
Medizinische Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
28
Wartebereich markieren
2 Personen
29
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
30
Impfstoffe aus dem Kühlschrank nehmen
2 Personen
31
Registrierung besetzen
3 Personen
32
Identität prüfen
2 Personen
33
Genehmigung prüfen
2 Personen
34
Impfungen durchführen
5 Personen
35
Impfungen registrieren
2 Personen
36
Beobachtungsraum betreuen
2 Personen
37
Medizinische Fragen beantworten
2 Personen
38
Abfall sicher sammeln
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Wartebereich sauber halten
2 Personen
41
Impfstoffvorrat erfassen
42
Letzte Besucher begleiten
2 Personen

Nachbereitung

43
Medizinische Materialien sicher verschließen
2 Personen
44
Impfstoffe zurücksenden
2 Personen
45
Registrierungsdaten sicher aufbewahren
2 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
47
Medizinische Arbeitsplätze reinigen
3 Personen
48
Abfall entsorgen
2 Personen
49
Geschirr abwaschen
2 Personen
50
Räume reinigen
3 Personen
51
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

RegistrierungstischeAnz. 3
ImpfungstischeAnz. 5
StühleAnz. 45
WartezimmerstühleAnz. 30
SichtschutzwändeAnz. 5
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 5
TabletsAnz. 3
DruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
TemperaturmesserAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Büro

KlemmbretterAnz. 15
KugelschreiberAnz. 40
RegistrierungsformulareAnz. 150
EinverständniserklärungenAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
Aktenvernichter

Medizinische Materialien

ImpfstoffeAnz. 120
SpritzenAnz. 150
InjektionsnadelnAnz. 180
AlkoholtupferAnz. 200
NitrilhandschuheAnz. 400
MundmaskenAnz. 150
Sterile KompressenAnz. 200
PflasterstreifenAnz. 200
NadelcontainerAnz. 8
Medizinische AbfallbeutelAnz. 40
ImpfkühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
TrinkgläserAnz. 60
WasserkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
DesinfektionstücherAnz. 20

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Impfprotokoll und die Zuständigkeiten des medizinischen Teams mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. So ist geklärt, wer aufklärt, impft, dokumentiert und bei Rückfragen ansprechbar ist.
Verschicke das Anmeldeformular zusammen mit Datenschutzhinweisen und Einverständniserklärung. Teile die Anmeldungen anschließend in Zeitfenster von etwa 10 bis 15 Minuten ein, statt alle Personen gleichzeitig einzubestellen.
Bestätige die Lieferung der Impfstoffe spätestens 48 Stunden vor dem Termin. Kontrolliere bei der Annahme sofort die Kühlkette und dokumentiere die Temperatur, bevor die Impfstoffe gekühlt gelagert werden.
Richte neben Registrierung und Impfung mindestens einen abgeschirmten Rückzugsraum ein. Plane dort Sitzplätze für Personen ein, die nach der Impfung noch beobachten werden müssen.
Drucke Registrierungsliste und Formulare am Vortag aus und teste Laptops, Tablets, Drucker sowie Barcode-Scanner. Halte zusätzlich Papierunterlagen bereit, falls die digitale Registrierung ausfällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Impfveranstaltung organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Impfprotokoll und medizinischem Team. Die Einladungen sollten mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Personen kann man pro Impfzeitfenster einplanen?: Plane pro Person etwa 10 bis 15 Minuten ein, einschließlich Registrierung und Nachbeobachtung. Bei 4 Impfplätzen können damit ungefähr 16 bis 24 Personen pro Stunde eingeplant werden, sofern das Team ausreichend besetzt ist.
Wann müssen Impfstoffe bestellt und geliefert werden?: Bestelle Impfstoffe erst, wenn die erwartete Teilnehmerzahl und die Zeitfenster belastbar sind, meist 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung. Die Lieferung sollte spätestens 48 Stunden vorher bestätigt werden, damit bei Problemen noch Zeit für eine Lösung bleibt.
Was muss am Tag der Impfveranstaltung zuerst passieren?: Öffne den Veranstaltungsort mindestens 60 Minuten vor dem ersten Zeitfenster. Kontrolliere Räume, Kühlschränke und Temperaturmesser, stelle Registrierungstische und Impfungstische auf und lege Formulare sowie medizinische Materialien bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.