Immobilienkongress organisieren: der richtige Ablauf
Ein Immobilienkongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legen Sie Datum und Programm fest, dann sichern Sie Location, Catering und Referenten. Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Informationen feststehen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche, Technik und Drucksachen. Der folgende Ablauf zeigt, wann welche Entscheidung fallen sollte und welche Details am Veranstaltungstag häufig zu spät geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Catering reservieren
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Präsentationen sammeln
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Programm online veröffentlichen
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Namensschilddaten prüfen
- 14
Referenteninformationen versenden
- 15
Catering-Mengen durchgeben
- 16
Namensschilder drucken
- 17
Programmhefte drucken
- 18
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Namenskarten sortieren
- 22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 23
Location und Räume prüfen
2 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 27
Podiumstisch herrichten
2 Personen
- 28
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 29
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 30
Präsentationen auf den Laptop laden
- 31
Präsentationsbild testen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Empfangstisch ausstatten
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Getränke kühlen
2 Personen
- 36
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 42
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 43
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 48
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 49
Buffet auffüllen
3 Personen
- 50
Geschirr sammeln
2 Personen
- 51
Kaffeeausgabe auffüllen
2 Personen
- 52
Abschluss begleiten
2 Personen
- 53
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 55
Abfall sammeln
3 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Räume reinigen
3 Personen
- 60
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 61
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 62
Übrig gebliebenes Catering verteilen
2 Personen
- 63
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 64
Locationschlüssel abgeben
- 65
Teilnehmerliste archivieren
- 66
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 14
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Podiumstisch
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 16
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierplattenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- BuffetzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 110
- WegweiserAnz. 10
- TischschilderAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 8
- ReferentenschilderAnz. 6
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- ReinigungswagenAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Programm mindestens sechs Monate vor dem Kongress fest. Reservieren Sie die Location direkt danach und prüfen Sie, ob Saal, Registrierung, Bühne und Catering räumlich zusammenpassen.
- Bestätigen Sie Referenten spätestens acht Wochen vorher schriftlich. Fordern Sie ihre Präsentationen sieben Tage vor dem Termin an und testen Sie jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular etwa zehn Wochen vor dem Kongress. Erfassen Sie neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und prüfen Sie die Namensschilddaten spätestens fünf Werktage vor dem Termin.
- Geben Sie dem Catering die voraussichtliche Personenzahl zunächst zwei Wochen vorher und die endgültige Menge drei bis fünf Werktage vorher durch. Planen Sie dabei Kaffee, Wasser, Gläser, Geschirr und Besteck getrennt nach Programmpunkten.
- Führen Sie am Vortag einen Technik- und Raumcheck durch: HDMI-Kabel und Adapter, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Präsentationsklicker müssen vor Ort getestet werden. Stellen Sie Stühle, Tische und Registrierungstische früh genug auf, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Immobilienkongress organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise sechs bis neun Monate vorher. Location, Datum und Programm sollten spätestens sechs Monate vor dem Kongress feststehen; Referenten und Catering folgen innerhalb der nächsten vier Wochen.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Immobilienkongress geöffnet werden?
- Öffnen Sie das Anmeldeformular etwa zehn Wochen vor dem Termin. Schließen oder aktualisieren Sie die Teilnehmerliste fünf Werktage vorher, damit Namensschilder und Cateringmengen korrekt vorbereitet werden können.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Fordern Sie die Präsentationen sieben Tage vor dem Kongress an. Prüfen Sie sie spätestens am Vortag auf dem Veranstaltungs-Laptop, einschließlich HDMI-Adapter, Projektor und Präsentationsklicker.
- Wann sollte man das Catering für einen Immobilienkongress bestellen?
- Reservieren Sie das Catering möglichst sechs bis acht Wochen vorher. Die vorläufige Personenzahl geben Sie zwei Wochen vorher durch, die endgültige Menge drei bis fünf Werktage vor der Veranstaltung.
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