Eine Holocaust-Gedenkfeier strukturiert organisieren

Eine Holocaust-Gedenkfeier braucht einen klaren Ablauf und besondere Sorgfalt bei Namen, Texten und Symbolen. Beginne mit Termin, Ort und Programm, bevor du Redner, Musik und Genehmigungen festlegst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Gedenkroute und Technik. Plane die letzten 48 Stunden für Drucksachen, Kranz, Blumen, Kerzen und einen vollständigen Vor-Ort-Test ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
3
Redner und Vortragende ansprechen
2 Personen
4
Musiker oder Musikauswahl festlegen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Genehmigungen und Meldungen prüfen
7
Gedenkroute kontrollieren
2 Personen
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Pressemitteilung versenden
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmerliste aktualisieren
14
Texte und Namen kontrollieren
2 Personen
15
Programm drucken lassen
16
Namensschilder vorbereiten
17
Gedenkkranz bestellen
18
Kerzen und Blumen bestellen
19
Technik testen
2 Personen
20
Route und Verkehrsmaßnahmen überprüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Programme und Routenkarten bereitlegen
2 Personen
24
Location reinigen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
4 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Bühnenbereich und Rednertisch einrichten
3 Personen
28
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
29
Mikrofone aufstellen
2 Personen
30
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
31
Gedenkort einrichten
3 Personen
32
Blumen und Kranz platzieren
2 Personen
33
Programme bereitlegen
2 Personen
34
Empfangstheke einrichten
2 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen

Event

36
Referenten empfangen
2 Personen
37
Besucher empfangen
4 Personen
38
Programme ausgeben
2 Personen
39
Anwesenheit erfassen
2 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Technik während des Programms bedienen
2 Personen
43
Besucher zur Gedenkstätte begleiten
4 Personen
44
Stille und Kranzniederlegung begleiten
3 Personen
45
Kerzen verteilen
3 Personen
46
Sichere Kerzenbeleuchtung kontrollieren
2 Personen
47
Besucher zurück zur Anmeldung begleiten
3 Personen
48
Getränke für den Ausklang servieren
3 Personen
49
Redner und Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

50
Kerzen sicher löschen
3 Personen
51
Geschirr sammeln
3 Personen
52
Abfall sammeln
3 Personen
53
Tonanlage abbauen
3 Personen
54
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
55
Gedenkplatz abbauen
3 Personen
56
Location reinigen
4 Personen
57
Materialien inventarisieren
2 Personen
58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
59
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
60
Fotos und Dokumente archivieren
61
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 10
Rednertisch
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

Gedenkkranz
BlumenarrangementsAnz. 4
Niederländische FlaggenAnz. 2
Israelische Flagge
ProgrammständerAnz. 3
KerzenhalterAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6
BrotkörbeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Ort und Zeitplan mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei auch, ob die Gedenkroute zugänglich ist und ob Verkehrsmaßnahmen oder Meldungen erforderlich sind.
Sprich Redner und Vortragende frühzeitig an und gib ihnen eine verbindliche Redezeit. Lass Namen, Zitate und Programmtexte spätestens 10 Tage vor der Feier von einer zweiten Person kontrollieren.
Verschicke Einladungen etwa 6 Wochen vorher und führe die Teilnehmerliste laufend weiter. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Empfang, damit Getränke und Bewirtung planbar bleiben.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Präsentationsbildschirm mindestens 2 Tage vorher am Veranstaltungsort. Prüfe zusätzlich alle Audiokabel, Verlängerungskabel und die Stromversorgung entlang der Route.
Bestelle Gedenkkranz, Blumen und Kerzen nicht erst am Veranstaltungstag. Lege Programme und Routenkarten am Vorabend bereit, stelle die Stühle früh genug auf und stelle kalte Getränke erst kurz vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Holocaust-Gedenkfeier planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Redner, Genehmigungen und Einladungen brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration oder Getränke.
Wann müssen Redner für eine Gedenkfeier angefragt werden?: Frag Redner und Vortragende etwa 8 Wochen vor dem Termin an. Bestätige ihre Redezeit, technische Anforderungen und die endgültige Schreibweise ihrer Namen spätestens 10 Tage vorher.
Wann sollte man Einladungen zur Holocaust-Gedenkfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor der Feier. Bitte um Rückmeldung bis 7 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig aktualisiert werden können.
Wie früh muss die Technik getestet werden?: Teste die komplette Ton- und Präsentationstechnik mindestens 2 Tage vor der Veranstaltung am Originalort. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest mit Mikrofon, Lautsprechern und Präsentation durch.

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