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Hollywood-Party organisieren: die Checkliste

Eine Hollywood-Party wirkt erst dann stimmig, wenn Einladung, Catering und Inszenierung zusammenpassen. Plane die Gästeliste früh, erfasse Ernährungswünsche und bestelle Torte sowie Catering mit ausreichend Vorlauf. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Zeitblöcke für Aufbau, Technik, Buffet und Empfang. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – inklusive rotem Teppich, Fotowand, Filmquiz und Geschenketisch.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Torte bestellen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Filmquiz vorbereiten

    2 Personen

  • Preise für das Quiz kaufen

  • Stühle und Tische aufstellen

    2 Personen

  • Roten Teppich ausrollen

    2 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Lichtdekoration anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffet-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Desserttisch vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

  • Quizmaterialien bereitlegen

  • Geschenketisch einrichten

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Fotos an der Fotowand machen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Filmquiz präsentieren

    2 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung bedienen

  • Geschenke sammeln

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Ausrüstung aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • BuffetischeAnz. 2
  • Geschenketisch
  • Kleiderständer

Dekoration

  • Roter Teppich
  • Fotowand
  • BallonbögenAnz. 2
  • HollywoodstarsAnz. 20
  • Goldene GirlandenAnz. 6
  • Schwarze TischdeckenAnz. 6
  • Goldene TischläuferAnz. 6
  • Filmklappe
  • NamensschilderAnz. 30
  • GeschenkbandAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-SpotsAnz. 2
  • BatterienAnz. 24

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 2
  • Polaroidkamera

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • EiskübelAnz. 2
  • Tortenmesser
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 10
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und bearbeite Rückmeldungen laufend. So kannst du Catering, Torte, Sitzplätze und Namensschilder spätestens 7 Tage vor der Party passend vorbereiten.
  • Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Der rote Teppich, die Fotowand, Tischdecken, goldenen Girlanden und Ballonbögen brauchen mehr Zeit als das reine Aufstellen von Tischen und Stühlen.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon, Musikplayer, Verlängerungskabel und LED-Spots spätestens 2 Stunden vor dem Empfang. Lege Ersatzbatterien und Powerbanks griffbereit, statt sie erst bei einem Ausfall zu suchen.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und stelle Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen etwa 30 Minuten vor dem Buffet bereit. Rechne für das erste Party-Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
  • Bereite Filmquiz, Preise und Quizmaterialien vor dem Eintreffen der Gäste vollständig vor. Lege Namensschilder aus und richte den Geschenketisch so ein, dass der Empfang nicht durch Nachfragen und Suchen ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich eine Hollywood-Party planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Catering, Torte und besondere Ausstattung solltest du spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin festlegen.
Wann soll ich die Einladungen für eine Hollywood-Party verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 7 bis 10 Tagen, damit du Catering, Ernährungswünsche und Sitzplätze rechtzeitig planen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Hollywood-Party?
Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, roten Teppich, Fotowand, Dekoration, Licht und Technik ein. Beginne mit dem Aufbau etwa 4 Stunden vor dem Empfang, wenn du allein oder mit wenig Hilfe arbeitest.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Hollywood-Party?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle alkoholfreie Optionen, Trinkgläser und gekühlte Getränke spätestens 30 Minuten vor dem Empfang bereit.

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