Holifest organisieren: die praktische Checkliste
Ein Holifest braucht mehr Vorbereitung als nur Farbpulver und Musik. Du musst das Gelände sichern, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen und Wasserstellen, Buffet sowie Umkleiden sinnvoll planen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders bei Lieferungen, Wetter und Strom solltest du Fristen einplanen, damit am Ende nicht die wichtigsten Dinge fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Gelände reservieren
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Wettervorhersage prüfen
Programm bestätigen
2 Personen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Farbpulver verteilen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Gemüse schneiden
3 Personen
Dips und Saucen zubereiten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Bodenplanen erklären
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Farbpulver bereitstellen
3 Personen
Wassertische einrichten
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
Farbpulver verteilen
4 Personen
Holi-Spiel begleiten
3 Personen
Wasserzone begleiten
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Musik organisieren
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Farbpulver sicher verschließen
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abschlusskontrolle des Geländes
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- AbsperrgitterAnz. 8
- UmkleidekabinenAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 10
- SchälchenAnz. 15
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- Bunte FähnchenAnz. 10
- BlumengirlandenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- WasserschläucheAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- TablettsAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandbürstenAnz. 4
Sicherheit
- SchutzbrillenAnz. 60
- Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 6
- Erste-Hilfe-Set
Spielmaterial
- WasserpistolenAnz. 30
- PlastikeimerAnz. 20
- SchwammkugelnAnz. 30
- SeilAnz. 2
- KegelAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere das Gelände möglichst mehrere Wochen vor dem Fest und lege Datum sowie Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Gäste verbindlich zusagen und du kannst Essen, Sitzplätze und Getränke nach der Teilnehmerzahl planen.
- Schließe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vorher ab und notiere Ernährungswünsche getrennt. Rechne danach Mengen für Snacks, Gemüse, Dips und Getränke neu durch, statt nur nach einer groben Gästezahl einzukaufen.
- Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und kontrolliere, ob Partyzelte, Bodenplanen und Wasserschläuche tatsächlich verfügbar sind. Bei einem Fest mit Farbpulver brauchst du außerdem einen klaren Bereich für Wasser und trockene Plätze zum Umziehen.
- Plane den Aufbau in der Reihenfolge Gelände prüfen, Zelte und Tische aufstellen, Wasser- und Buffetbereich einrichten, dann Dekoration und Farbpulver bereitstellen. Lege Materialien, Geschirr und Servierbesteck mindestens 60 Minuten vor Beginn an ihren Einsatzort.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Wiederverwendbare Teller, Becher und Schüsseln solltest du gezählt ausgeben und nach dem Fest gesammelt zurückbringen, damit nichts im Farbbereich verloren geht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Holifest organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Gelände- und Terminplanung. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du Anmeldungen und Essenswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
- Wann sollte man die Teilnehmerzahl für ein Holifest festlegen?
- Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Getränke, Snacks, Gemüse, Dips, Geschirr und Sitzplätze passend zur tatsächlichen Gästezahl vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Holifest?
- Plane mindestens 3 Stunden für Geländeprüfung, Zelte, Tische, Stühle, Wasserstellen, Buffet, Dekoration und Technik ein. Farbpulver und empfindliche Materialien sollten erst kurz vor Beginn bereitgestellt werden.
- Was muss man beim Holifest wegen des Wetters vorbereiten?
- Prüfe die Vorhersage 3 Tage und nochmals am Veranstaltungstag. Halte Partyzelte, Bodenplanen und trockene Umkleidemöglichkeiten bereit und kontrolliere, ob Wasser- und Stromanschlüsse trotz Wetter sicher nutzbar sind.
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