Holifeest organiseren: checklist en planning
Een Holifeest vraagt meer voorbereiding dan alleen kleurpoeder en muziek. Je regelt eerst het terrein, de datum en het programma, daarna de gasten, dieetwensen en leveringen. In de laatste week verschuift de aandacht naar boodschappen, hapjes, tenten, waterpunten en materialen. Deze checklist helpt je de 51 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te verdelen en te controleren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Terrein reserveren
Datum en programma bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Programma bevestigen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kleurpoeder verdelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten snijden
3 personen
Dips en sauzen maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Vloerzeilen uitleggen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kleurpoeder klaarzetten
3 personen
Watertafels inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Servies klaarleggen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
Kleurpoeder uitdelen
4 personen
Holi-spel begeleiden
3 personen
Waterzone begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Muziek verzorgen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Kleurpoeder veilig afsluiten
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tenten en tafels afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Eindcontrole van terrein
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Afzethekkenaantal 8
- Kleedhokjesaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 70
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Besteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 10
- Schaaltjesaantal 15
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Gekleurde vlaggetjesaantal 10
- Bloemenslingersaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Krijtbordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 70
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Waterslangenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
- Dienbladenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Handborstelsaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidsbrillenaantal 60
- Waterdichte opbergboxenaantal 6
- EHBO-set
Spelmateriaal
- Waterpistolenaantal 30
- Plastic emmersaantal 20
- Sponsballenaantal 30
- Touwaantal 2
- Kegelsaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het terrein en het programma eerst. Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en tijden vaststaan, zodat je aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf kunt verzamelen.
- Controleer de weersverwachting 3 tot 5 dagen van tevoren. Regel partytenten, vloerzeilen en afzethekken niet pas op de ochtend zelf; controleer ook vooraf of waterslangen en verlengkabels bruikbaar zijn.
- Maak kleurpoeder per activiteit of groep klaar en zet het pas kort voor de start op de aangewezen plek. Zo voorkom je dat het poeder nat wordt of voortijdig wordt uitgedeeld.
- Bereid hapjes, groenten, dips en sauzen zoveel mogelijk de dag ervoor voor. Koel dranken tijdig in koelboxen en houd aparte serveerschalen en opscheplepels klaar voor het buffet.
- Loop het terrein vóór de opbouw één keer volledig rond. Controleer daarna stoelen, tafels, tenten, kleedhokjes, watertafels, muziek, microfoon en stroom voordat de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Holifeest versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor het Holifeest. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke uiterste datum, bijvoorbeeld 7 dagen vooraf.
- Hoeveel kleurpoeder heb ik nodig voor een Holifeest?
- Reken voor een actief kleurmoment op ongeveer 100 tot 150 gram kleurpoeder per deelnemer. Houd daarnaast 10 tot 20 procent reserve apart voor bijvullen of morsen.
- Wat moet ik de dag vóór een Holifeest voorbereiden?
- Snijd groenten, maak dips en sauzen, bereid de meeste hapjes voor en controleer alle leveringen de dag ervoor. Zet ook servies, tafelkleden, naamkaartjes en decoratie per onderdeel bij elkaar.
- Hoe laat moet ik beginnen met opbouwen voor een Holifeest?
- Plan minimaal 3 uur opbouwtijd vóór de ontvangst van de gasten. Reken extra tijd als partytenten, watertafels, vloerzeilen en muziekapparatuur nog moeten worden geplaatst en getest.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!