Einen Gedichtabend Schritt für Schritt organisieren
Ein Gedichtabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du den Ort und legst Thema sowie Programm fest, danach fragst du Dichter und Vorleser an. Sobald Zu- und Absagen vorliegen, planst du Bewirtung, Sitzordnung und Technik passend zur Gästezahl. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Tonprobe, Beleuchtung, Empfang und den Sprecherbereich. Die häufigsten Pannen entstehen, weil Technik, Schlüssel oder Ernährungswünsche zu spät geklärt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm und Thema festlegen
2 Personen
- 3
Dichter und Vorleser anfragen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Besucherliste aktualisieren
- 8
Programm finalisieren
2 Personen
- 9
Dichter und Techniker bestätigen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Programme und Namensschilder drucken
- 13
Geräte testen
2 Personen
- 14
Standortschlüssel abholen
Event
- 15
Raum öffnen und kontrollieren
2 Personen
- 16
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
- 17
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 18
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 19
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
- 25
Referenten empfangen
2 Personen
- 26
Mikrofone und Vorträge testen
2 Personen
- 27
Besucher empfangen
3 Personen
- 28
Programm vorstellen
- 29
Poetenabend begleiten
2 Personen
- 30
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Geschirr sammeln
2 Personen
- 33
Verabschiedung der Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 35
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Raum reinigen
3 Personen
- 39
Ausrüstung und Materialien einpacken
2 Personen
- 40
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 41
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 42
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 50
- TischeAnz. 6
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TortenplattenAnz. 50
- TeelöffelAnz. 50
- ServierplattenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 2
- NotenständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- GedichtplakateAnz. 8
- Speisetafel
- StiftehalterAnz. 3
- NamensschilderAnz. 50
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- SpülbürstenAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 2
- MülleimerAnz. 3
- Besen und Kehrblech
- Wischset
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst, und kläre mindestens 4 Wochen vorher, wann du den Schlüssel abholen und den Raum öffnen kannst.
- Bestätige Dichter, Vorleser und Techniker spätestens 7 Tage vor dem Abend. Frage dabei auch nach der Länge ihrer Beiträge und nach besonderen Anforderungen an Mikrofone oder Notenständer.
- Plane die Sitzplätze erst nach der Anmeldung. Aktualisiere die Besucherliste bis 2 Tage vorher und erfasse dabei vegetarische, vegane oder andere Ernährungswünsche, damit die Häppchen nicht zu knapp ausfallen.
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Eine kurze Probe mit jeder sprechenden Person zeigt sofort, ob Lautstärke und Mikrofonabstand passen.
- Richte Empfangstisch, Namensschilder, Kaffee und Tee mindestens 30 Minuten vor Einlass ein. Getränke sollten dann bereits kalt stehen und die Häppchen auf Servierplatten bereitliegen, statt während der ersten Lesung vorbereitet zu werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gedichtabend organisieren?
- Beginne etwa 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Anfrage an Dichter und Vorleser. Verschicke die Einladungen idealerweise 4 Wochen vor dem Termin, damit du die Besucherliste rechtzeitig planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gedichtabend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Tische, Sprecherbereich, Tonanlage, Beleuchtung und Empfang ein. Öffne den Raum spätestens 90 Minuten vor Beginn und reserviere zusätzlich 30 Minuten für den Techniktest.
- Wann sollte man die Technik für einen Gedichtabend testen?
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Kabel am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Lass jede vortragende Person kurz sprechen, nicht nur die Technik im Leerlauf.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Gedichtabend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Stelle Wasser während des gesamten Programms bereit und kaufe bei einem Abend von 3 Stunden eine Reserve von etwa 20 Prozent ein.
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