Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Gedenkveranstaltung braucht mehr als einen Termin und einen Raum. Einladungen, Beiträge, Fotos, Musik und Erinnerungen müssen rechtzeitig zusammenkommen; gleichzeitig dürfen Technik, Sitzplätze und Verpflegung nicht bis zum letzten Tag warten. Plane die Veranstaltung in drei Phasen: zuerst Ort und Beteiligte festlegen, danach Inhalte und Zusagen sammeln, zuletzt Aufbau und Ablauf prüfen. Die Checkliste führt dich durch alle 51 Aufgaben und die benötigten 38 Gegenstände – vom Erinnerungstisch bis zur Beschallungsanlage.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an Gäste senden
Referenten bestätigen
2 Personen
Programm und Texte erstellen
2 Personen
Musik für das Treffen auswählen
2 Personen
Fotos und Erinnerungen sammeln
2 Personen
Fotos ausdrucken
Reservierungen vornehmen
Wettervorhersage prüfen
Unwetterplan mit Beteiligten teilen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke und Snacks kühlen
2 Personen
Blumen und Kerzen überprüfen
Technik testen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Erinnerungstisch einrichten
2 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofone und Musik testen
2 Personen
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Programm und Kerzen bereitlegen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Programm begleiten
Sprecher und Musik ankündigen
Gedenkkerzen verteilen
2 Personen
Stille und Musik begleiten
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kerzen sicher kontrollieren
Gäste beim Verlassen begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Kerzen löschen
2 Personen
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Technik einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fotos und Erinnerungsstücke zurückbringen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierbretterAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
Dekoration
- BilderrahmenAnz. 12
- ErinnerungsbuchAnz. 2
- KerzenhalterAnz. 60
- BlumenvasenAnz. 8
- TischbeschilderungAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort möglichst 4 bis 6 Wochen vorher und verschicke die Einladungen danach zeitnah. So bleiben mindestens 14 Tage, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu erfassen.
- Lege Programm, Texte, Musik und Fotos spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung fest. Gedruckte Fotos, Programmhinweise und Beiträge lassen sich am Vortag nur schwer vollständig korrigieren.
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Musikplayer 1 bis 2 Tage vorher am tatsächlichen Aufbauort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Stromanschlüsse und die Lautstärke im hinteren Sitzbereich.
- Kühle Getränke und Snacks am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle zusätzlich Kaffeetassen, Gläser, Teller, Besteck und Thermoskannen bereit, damit die Ausgabe nicht erst während des Ankommens beginnt.
- Plane den Aufbau mit mindestens 3 Personen und starte 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Zelte, Tische und Stühle kommen zuerst; Erinnerungstisch, Blumen, Kerzen, Beschilderung und Licht folgen danach.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Für eine kleine Veranstaltung reichen manchmal 2 bis 3 Wochen, dann müssen Rückmeldungen und Beiträge aber besonders schnell eingeholt werden.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Gedenkveranstaltung verschicken?
- Verschicke sie möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vorher, damit Sitzplätze, Getränke, Snacks und besondere Ernährungswünsche eingeplant werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkveranstaltung?
- Rechne bei Zelten, Mobiliar, Erinnerungstisch, Dekoration und Technik mit 2 bis 3 Stunden. Für den Techniktest und eine kurze Ablaufprobe solltest du zusätzlich 30 Minuten einplanen.
- Was muss man bei der Technik einer Gedenkveranstaltung prüfen?
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Musikplayer spätestens am Vortag. Halte außerdem mindestens zwei Verlängerungskabel, Ersatzbatterien für die Funkmikrofone und einen Plan für einen Stromausfall bereit.
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