Eine Gedenkfeier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gedenkfeier gibt der Ablauf den Beteiligten Sicherheit: Lege zuerst Termin, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Redner, Musik, Catering, Blumen und die technische Ausstattung. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Erinnerungen ein. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege, ein lesbares Drehbuch und eine geprüfte Tonanlage mehr als aufwendige Dekoration.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Redezeiten festlegen
2 Personen
3
Redner und Vortragende ansprechen
2 Personen
4
Musik und Gedichte auswählen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Erinnerung an die Eingeladenen senden
9
Blumen und Kränze bestellen
10
Catering reservieren
11
Stühle und Tische reservieren
12
Tonanlage reservieren
13
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
14
Park- und Zufahrtsroute kontrollieren
2 Personen
15
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Programmhefte drucken
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Redetexte sammeln
20
Musikdateien prüfen
21
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
22
Gedenkkerzen und Bänder bereitstellen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Blumen und Kränze abholen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Podiumstisch herrichten
2 Personen
30
Tonanlage aufbauen
3 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Musikwiedergabe testen
33
Blumen und Kränze aufstellen
3 Personen
34
Gedenkort einrichten
3 Personen
35
Programmhefte auslegen
2 Personen
36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
37
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
38
Catering bereitstellen
3 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

42
Gäste empfangen
4 Personen
43
Programmhefte verteilen
2 Personen
44
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
45
Anwesende registrieren
2 Personen
46
Zeremonie begleiten
3 Personen
47
Redner und Vortragskünstler ankündigen
48
Musik bei der Zeremonie abspielen
49
Kerzen reichen
2 Personen
50
Das Niederlegen von Blumen begleiten
3 Personen
51
Ruhe und Abschluss begleiten
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
56
Anwesende über die Abreise informieren
57
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Blumen und Kränze sicher transportieren
3 Personen
59
Tonanlage abbauen
3 Personen
60
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Toiletten reinigen
2 Personen
65
Wegweiser entfernen
2 Personen
66
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Blumenarrangements liefern
2 Personen
70
Foto- und Programmmaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Empfangstisch
Podiumstisch
TischdeckeAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
Laptop
AUX-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
TischlampenAnz. 6
Verlängerungskabel für die BeleuchtungAnz. 4

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 8
GedenkkränzeAnz. 4
Weiße TischläuferAnz. 12
GedenkkerzenAnz. 120
Gläser-KerzenhalterAnz. 120
Weißes BandAnz. 4
FahnenAnz. 4
FahnenständerAnz. 4
BilderrahmenAnz. 6
FotorahmenständerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
GlaskaraffenAnz. 6

Küche

Elektrische WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServiermesserAnz. 4

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ServierwagenAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 130
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
GedenkkartenAnz. 150
KondolenzbuchAnz. 2
KlemmbretterAnz. 6
PapierserviettenAnz. 500
GetränkekistenAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Beginne mit Termin, Ort und Programm. Lege Redezeiten und Übergänge schriftlich fest, bevor du Redner und Vortragende ansprichst; so wissen alle, wie viel Zeit ihnen zur Verfügung steht.
Verschicke die Einladungen frühzeitig und führe die Anmeldungen laufend nach. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Feier und sende den Angemeldeten wenige Tage vorher eine Erinnerung.
Reserviere Technik und Mobiliar nicht erst kurz vor dem Termin. Prüfe aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiomischpult, Laptop und Kabel gemeinsam vor Ort und lege Ersatzbatterien bereit.
Bestelle Blumen und Kränze mit festem Abholtermin. Kläre außerdem, wo Gedenkkerzen, weiße Bänder, Bilderrahmen und Programmhefte stehen, damit die Gestaltung am Tag selbst nicht improvisiert werden muss.
Kontrolliere die Anfahrt mindestens einmal bei Tageslicht. Beschrifte Park- und Zufahrtswege, prüfe die Barrierefreiheit und stelle Empfangstisch, Namensschilder sowie Sitzplätze mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkfeier organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Programm, Redner, Einladungen, Catering, Technik sowie Blumen und Kränze zuverlässig koordinieren.
Wann sollte man die Einladungen zur Gedenkfeier verschicken?: Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung mit einer Frist von ungefähr 7 Tagen, damit du Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche planen kannst.
Wie viel Zeit sollte das Programm einer Gedenkfeier dauern?: Plane für eine einzelne Rede meist 5 bis 10 Minuten und für Musikstücke etwa 3 bis 5 Minuten ein. Sammle alle Redetexte spätestens 3 Tage vorher und drucke das endgültige Drehbuch aus.
Wann sollte die Technik für eine Gedenkfeier geprüft werden?: Führe den vollständigen Techniktest am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn durch. Teste jedes Mikrofon, die Musikdateien, den Laptop, die Lautsprecher und alle Verlängerungskabel.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.