Gedenkfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkfeier braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und ein paar Reden. Du musst früh klären, wer spricht, wie der Ablauf zeitlich funktioniert und ob Ort, Technik und Zugang für alle passen. Später kommen Drucksachen, Blumen, Kerzen, Catering und die Erinnerung an die Eingeladenen hinzu. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung und hilft dir, typische Last-minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Redezeiten festlegen
2 Personen
Redner und Vortragende ansprechen
2 Personen
Musik und Gedichte auswählen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Eingeladenen senden
Blumen und Kränze bestellen
Catering reservieren
Stühle und Tische reservieren
Tonanlage reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Park- und Zufahrtsroute kontrollieren
2 Personen
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Redetexte sammeln
Musikdateien prüfen
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
Gedenkkerzen und Bänder bereitstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Blumen und Kränze abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Podiumstisch herrichten
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
Blumen und Kränze aufstellen
3 Personen
Gedenkort einrichten
3 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Anwesende registrieren
2 Personen
Zeremonie begleiten
3 Personen
Redner und Vortragskünstler ankündigen
Musik bei der Zeremonie abspielen
Kerzen reichen
2 Personen
Das Niederlegen von Blumen begleiten
3 Personen
Ruhe und Abschluss begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
Anwesende über die Abreise informieren
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Blumen und Kränze sicher transportieren
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Wegweiser entfernen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Blumenarrangements liefern
2 Personen
Foto- und Programmmaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Empfangstisch
Podiumstisch
TischdeckeAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
Laptop
AUX-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
TischlampenAnz. 6
Verlängerungskabel für die BeleuchtungAnz. 4

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 8
GedenkkränzeAnz. 4
Weiße TischläuferAnz. 12
GedenkkerzenAnz. 120
Gläser-KerzenhalterAnz. 120
Weißes BandAnz. 4
FahnenAnz. 4
FahnenständerAnz. 4
BilderrahmenAnz. 6
FotorahmenständerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
GlaskaraffenAnz. 6

Küche

Elektrische WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServiermesserAnz. 4

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ServierwagenAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 130
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
GedenkkartenAnz. 150
KondolenzbuchAnz. 2
KlemmbretterAnz. 6
PapierserviettenAnz. 500
GetränkekistenAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Redezeiten spätestens drei bis vier Wochen vorher fest. Plane pro Redebeitrag meist fünf bis zehn Minuten ein und sammle die fertigen Texte einige Tage vor der Feier.
Prüfe die Tontechnik nicht erst beim Einlass: Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Laptop und AUX-Kabel am Veranstaltungsort mindestens einen Tag vorher.
Bestelle Blumenarrangements und Gedenkkränze frühzeitig und vereinbare die Abholung spätestens am Vortag. Weiße Bänder, Kerzen und passende Kerzenhalter werden leicht vergessen, obwohl sie Teil der Gestaltung sind.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und gib die endgültige Personenzahl zwei bis drei Tage vor der Feier an das Catering weiter. Getränke sollten am Veranstaltungstag früh genug gekühlt werden.
Kontrolliere Park- und Zufahrtswege sowie die Barrierefreiheit mindestens eine Woche vorher. Stelle außerdem Route- und Parkschildеr, Namensschilder und Programmhefte so bereit, dass der Empfang ohne Suchen beginnen kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkfeier organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Redner, Musik, Einladungen, Catering und Technik noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie lange dauert eine Gedenkfeier normalerweise?: Plane für den offiziellen Teil etwa 60 bis 90 Minuten ein. Rechne zusätzlich mindestens 30 Minuten für Empfang, Begrüßung und Gespräche bei Getränken oder Catering ein.
Wann sollte man die Einladungen zur Gedenkfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens sieben Tage vorher, damit Sitzplätze, Namensschilder und Verpflegung angepasst werden können.
Wann müssen Blumen und Kränze bestellt werden?: Bestelle Blumenarrangements und Kränze mindestens sieben bis zehn Tage vor der Gedenkfeier. Die Abholung oder Lieferung sollte spätestens am Vortag bestätigt werden, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.

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