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Gamingabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gamingabend steht und fällt mit funktionierender Technik und einem Ablauf, der Wartezeiten vermeidet. Kläre zuerst Ort, Datum und Teilnehmerzahl, danach Spiele, Spielformen und Turnierplan. Spätestens am Vortag testest du Netzwerk, Gaming-Stationen, Konsolen, Controller und Headsets. Am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Kabelbeschriftung, Empfang und die erste Spielrunde. Die Checkliste bündelt 39 Aufgaben und 35 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Spiele und Spielformen auswählen

    2 Personen

  • Turnierplan erstellen

    2 Personen

  • Netzwerkverbindung testen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Gaming-Stationen aufbauen

    4 Personen

  • Kabel anschließen und beschriften

    3 Personen

  • Spiele aufbauen und testen

    3 Personen

  • Turnierbretter aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Teilnehmer zu den Stationen begleiten

    2 Personen

  • Erste Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Pizza und Snacks servieren

    3 Personen

  • Finalen betreuen

    3 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Gaming-Stationen abschließen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 44

Ausstattung

  • Gaming-ComputerAnz. 12
  • BetreuerAnz. 12
  • SpielkonsolenAnz. 6
  • GamecontrollerAnz. 24
  • Gaming-TastaturenAnz. 12
  • Gaming-MäuseAnz. 12
  • Gaming-HeadsetsAnz. 12
  • Netzwerk-SwitchesAnz. 6
  • Router
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 14
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • NetzwerkkabelAnz. 30
  • KabelbinderAnz. 100
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • WimpelkettenAnz. 4
  • BallonsAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Stationen erst, wenn die Anmeldungen weitgehend feststehen. Bei mehreren Spielbereichen brauchst du genug Tische, Stühle, Controller und Betreuer, damit nicht schon die erste Runde ins Stocken gerät.
  • Teste Router, Netzwerk-Switches und Netzwerkkabel spätestens am Vortag unter realistischen Bedingungen. Beschrifte die Kabel und lege Verlängerungskabel, Kabelbinder sowie Ersatzbatterien griffbereit bereit.
  • Erstelle den Turnierplan vor dem Aufbau und hänge ihn sichtbar an der Projektionsleinwand oder einem Turnierbrett aus. Lege außerdem fest, wer Regeln erklärt und die erste Runde an den Stationen betreut.
  • Kühle Getränke nicht erst zum Empfang. Stelle Kühlboxen, wiederverwendbare Becher und den Getränketisch so auf, dass niemand zwischen den Gaming-Stationen über Kabel laufen muss.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Bereite Snacks, Teller, Besteck und Servierschalen vor, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einem Gamingabend einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Bitte um eine verbindliche Anmeldung und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, damit du Teilnehmerzahl und Verpflegung rechtzeitig planen kannst.
Wann sollte man die Gaming-Technik testen?
Teste Netzwerk, Router, Switches, Computer und Konsolen spätestens 24 Stunden vor Beginn. Am Veranstaltungstag prüfst du zusätzlich jede Station nach dem Anschließen, bevor die Gäste eintreffen.
Wie viele Gaming-Stationen brauche ich für den Abend?
Richte mindestens eine Station pro gleichzeitig laufendem Spiel oder Turniermatch ein. Plane bei wechselnden Gruppen zusätzlich 1 Ersatzstation ein, wenn ein Gerät ausfallen oder ein Spiel länger dauern kann.
Wann sollte der Turnierplan fertig sein?
Erstelle den Turnierplan, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen, spätestens am Vortag. Hänge ihn vor Beginn sichtbar auf und erkläre die Regeln in einer kurzen Einführung von etwa 5 Minuten.

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