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Galadinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Galadinner steht und fällt mit genauer Vorbereitung: Neben Menü und Gästeliste müssen Sitzordnung, Geschirr, Beleuchtung und Lieferungen zusammenpassen. Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Budget. Sobald die Zusagen eintreffen, sammelst du Ernährungswünsche und gibst sie an das Catering weiter. In den letzten Tagen prüfst du Bestände, kühlst Getränke und kontrollierst jede Lieferung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Diätwünsche weitergeben

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Location reservieren

  • Möbel reservieren

  • Geschirr reservieren

  • Musikauswahl treffen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Platzkarten gestalten

  • Platzkarten drucken

  • Menükarten drucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Frische Zutaten entgegennehmen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Location öffnen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck platzieren

    4 Personen

  • Gläser aufstellen

    2 Personen

  • Speisekarten auslegen

    2 Personen

  • Platzkarten auslegen

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Tisch begleiten

    2 Personen

  • Vorspeise servieren

    4 Personen

  • Hauptgericht servieren

    4 Personen

  • Wein nachschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    4 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Reden begleiten

  • Musik bedienen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Müll zwischendurch leeren

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Jacken zurückgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Tischwäsche einsammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Küche abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Tische abwischen

    2 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EsstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 72
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • Tiefe TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 90
  • ChampagnergläserAnz. 80
  • Besteck für das AbendessenAnz. 80
  • DessertbesteckAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenAnz. 80
  • TischläuferAnz. 8
  • PlatzkartenhalterAnz. 72
  • SpeisekartenAnz. 72
  • PlatzkartenAnz. 72
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TeelichthalterAnz. 32
  • KunstblumenAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 32
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Musikplayer
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenzangenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülwanneAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege sechs bis acht Wochen vorher Datum, Ort und Budget fest. Reserviere die Location, Möbel und das benötigte Geschirr erst, wenn die erwartete Gästezahl feststeht.
  • Verschicke die Einladungen spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Dinner und setze eine Rückmeldefrist von etwa zwei Wochen. So bleiben dir noch mindestens 14 Tage für Sitzordnung, Platzkarten und Menüanpassungen.
  • Erfasse Ernährungs- und Diätwünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern leite sie gesammelt an das Catering weiter. Prüfe die bestätigte Anzahl und die Sondermenüs drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung erneut.
  • Plane pro Sitzplatz einen Dinner-Teller, einen tiefen Teller, einen Dessertteller, Besteck, eine Serviette und ein Wasserglas ein. Für Wein- und Champagnergläser sowie Servierschalen solltest du die Liefermenge vorab mit dem Catering abstimmen.
  • Bestätige Lieferungen spätestens 48 Stunden vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst frische Zutaten, Catering und Geschirr. Getränke gehören mehrere Stunden vor Beginn in die Kühlung; verlängerte Kabel und Lautsprecher prüfst du vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Galadinner organisieren?
Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Gästeliste. Für ein größeres Dinner oder eine stark gefragte Location sind acht bis zwölf Wochen sinnvoll.
Wann muss man die Einladungen für ein Galadinner verschicken?
Verschicke die Einladungen vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Gib eine Rückmeldefrist von ungefähr zwei Wochen an, damit du Catering, Sitzordnung und Platzkarten rechtzeitig planen kannst.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Galadinner?
Plane pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen tiefen Teller, einen Dessertteller, ein vollständiges Besteck, eine Serviette und ein Wasserglas ein. Bei Nachschlag oder mehreren Gängen solltest du 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen.
Wann sollte man das Catering für ein Galadinner bestätigen?
Bestätige Menü, Gästezahl und Ernährungswünsche spätestens drei bis fünf Tage vorher. Lieferzeit, Aufbau und Sondermenüs solltest du zusätzlich 48 Stunden vor dem Dinner mit dem Catering abgleichen.

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