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Galadinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Galadinner steht und fällt mit genauer Vorbereitung: Erst müssen Gäste, Menü und Sitzordnung feststehen, danach folgen Bestellungen, Lieferungen und der Aufbau. Plane die endgültige Gästezahl früh genug, damit Allergien und Ernährungswünsche noch berücksichtigt werden können. Kurz vor dem Termin prüfst du Geschirr, Gläser, Wein und frische Produkte. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und zeigt auch, was am Veranstaltungstag leicht vergessen wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Allergien erfassen

  • Endgültige Anzahl festlegen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Weinauswahl festlegen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

  • Namensschilder erstellen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Weinflaschen prüfen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Gläser überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Teller bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    3 Personen

  • Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Eingang dekorieren

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Willkommensgetränk bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Amuse-Bouches bereitstellen

    3 Personen

  • Küchenarbeitsplätze einrichten

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Musik bereitlegen

  • Licht prüfen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Mitarbeiterbriefing geben

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Amuse-Bouches servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Tisch begleiten

    2 Personen

  • Vorspeise servieren

    4 Personen

  • Wein zum Vorspeisengang einschenken

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Zwischengang servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Hauptgang servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten servieren

    2 Personen

  • Wein zum Hauptgang ausschenken

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    4 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Dessertwein servieren

    2 Personen

  • Käseplatte präsentieren

    2 Personen

  • Bar weiter bedienen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abtransportieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische abbauen

    4 Personen

  • Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Gläser spülen

    3 Personen

  • Tischwäsche einsammeln

    2 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration abbauen

    2 Personen

  • Kühlmaterialien entleeren

    2 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Runde TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • Bar
  • StühleAnz. 72
  • GarderobenständerAnz. 2
  • Hohe StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 72
  • Tiefe TellerAnz. 72
  • DesserttellerAnz. 72
  • KaffeetassenAnz. 72
  • KaffeelöffelAnz. 72
  • Abendbesteck-SetsAnz. 72
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 80
  • KaraffenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 8
  • BesteckkörbeAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenAnz. 80
  • NamensschilderAnz. 72
  • SpeisekartenAnz. 72
  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 9
  • TeelichthalterAnz. 40
  • LED-KerzenAnz. 40
  • Eingangsschild
  • GarderobennummernAnz. 80

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • PfannenAnz. 6
  • AuflaufformenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • KüchenzangenAnz. 6
  • KellenAnz. 6
  • KüchenwaagenAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • AufbewahrungsbehälterAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischsetsAnz. 2
  • Staubsauger
  • PutzeimerAnz. 3

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl mindestens 7 Tage vor dem Galadinner fest. Erst danach lassen sich Menü, Weinauswahl, Sitzordnung und Mengen zuverlässig abschließen.
  • Erfasse Allergien und Ernährungswünsche mit der Anmeldung und übertrage sie direkt in die Menüplanung. Eine letzte Rückfrage 3 bis 5 Tage vorher verhindert kurzfristige Überraschungen.
  • Bestätige Lieferungen spätestens 2 Tage vor dem Termin und prüfe dabei Uhrzeit, Umfang und Zuständigkeit. Frische Produkte sollten erst am Veranstaltungstag oder maximal 1 Tag vorher abgeholt werden.
  • Kontrolliere Geschirr und Gläser nicht erst beim Eindecken: Rechne pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen tiefen Teller, ein Abendbesteck-Set, ein Wasserglas und passende Weingläser ein.
  • Drucke Ablaufplan, Namensschilder und Speisekarten vor dem Aufbau aus. Plane für Tische, Stühle, Tischwäsche und das vollständige Eindecken mindestens 2 bis 3 Stunden ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Galadinner planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Menü, Weinauswahl und Sitzordnung sollten spätestens 1 Woche vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Gästezahl für ein Galadinner festlegen?
Setze die endgültige Anzahl etwa 7 Tage vorher fest. So bleiben noch 3 bis 5 Tage für Rückfragen zu Allergien, Ernährungswünschen und Absagen.
Wie viele Gläser braucht man pro Gast beim Galadinner?
Plane mindestens ein Wasserglas und ein Weinglas pro Person ein; für Champagner kommt ein weiteres Glas hinzu. Bei mehreren Weinen sind 2 Weingläser pro Gast praktischer.
Wie lange dauert der Aufbau für ein Galadinner?
Für Tische, Stühle, Tischwäsche, Geschirr, Besteck, Gläser und Dekoration solltest du 2 bis 3 Stunden einplanen. Lieferungen und frische Produkte müssen vor Beginn des Eindeckens geprüft werden.

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