G-Camp organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert
Bei einem G-Camp laufen Anmeldung, Betreuung, Übernachtung und Verpflegung gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb nicht mit dem Programm, sondern mit Teilnehmerdaten, Einwilligungen und medizinischen Informationen. Danach folgen Gruppen, Route, Reservierungen und die Teilnehmerinfos. In den letzten Tagen zählen gekühlte Lebensmittel, beschriftete Materialien, Zelte und Schlafplätze – genau dort entstehen die häufigsten Lücken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen erfassen
- 3
Eltern-Kontaktdaten sammeln
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Medizinische Informationen sammeln
- 6
Einwilligungsformulare bearbeiten
- 7
Teilnehmerliste finalisieren
2 Personen
- 8
Gruppen einteilen
2 Personen
- 9
Programm und Spielregeln ausarbeiten
3 Personen
- 10
Reservierungen bestätigen
- 11
Transport und Route prüfen
2 Personen
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Teilnehmerinformationen versenden
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Lebensmittel kühlen
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 18
Materialien beschriften
2 Personen
- 19
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
- 20
Erste-Hilfe-Set prüfen
- 21
Notrufnummern ausdrucken
- 22
Zeltstandorte prüfen
2 Personen
- 23
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
- 24
Zelte aufbauen
6 Personen
- 25
Schlafplätze einrichten
4 Personen
- 26
Tische und Bänke aufstellen
4 Personen
- 27
Küchenstation einrichten
3 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Spielfelder abstecken
3 Personen
- 31
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
- 32
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 33
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 34
Anwesenheit abhaken
2 Personen
- 35
Gepäck zu den Schlafplätzen bringen
4 Personen
- 36
Hausregeln erklären
2 Personen
- 37
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 38
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
- 39
Teamspiel begleiten
5 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Abendessen vorbereiten
4 Personen
- 42
Abendessen servieren
4 Personen
- 43
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
- 44
Geschirr einsammeln
3 Personen
- 45
Abendspiel begleiten
5 Personen
- 46
Lagerfeueraktivität betreuen
3 Personen
- 47
Abendsnack ausgeben
2 Personen
- 48
Schlafenszeit ankündigen
2 Personen
- 49
Schlafplätze prüfen
4 Personen
- 50
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Zelte abbauen
6 Personen
- 53
Schlafmaterial zusammenstellen
4 Personen
- 54
Spielmaterial sammeln
3 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 57
Location reinigen
4 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 59
Materialien zählen und prüfen
3 Personen
- 60
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 61
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- BierbänkeAnz. 8
- StühleAnz. 20
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
- KlapphockerAnz. 6
Unterkunft
- CampingzelteAnz. 8
- LuftmatratzenAnz. 30
- SchlafsäckeAnz. 30
- KissenAnz. 30
- BodenplanenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 15
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- KaffeekannenAnz. 2
- KaraffenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- GasbrennerAnz. 3
- GasflaschenAnz. 3
- Große KochtöpfeAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- ZangenAnz. 4
- DosenöffnerAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Megafon
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- FrisbeesAnz. 6
- SeileAnz. 6
- KegelAnz. 24
- StaffelstäbeAnz. 8
- WasserballonsAnz. 200
- SchwämmeAnz. 20
Dekoration
- WimpelketteAnz. 4
- BallonsAnz. 50
- NamensaufkleberAnz. 40
- Wasserfeste StifteAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 8
- TaschenpfeifenAnz. 8
- FeuerlöscherAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- GeschirrtücherAnz. 12
- HandtücherAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Setze den Anmeldeschluss so, dass mindestens 7 Tage für Teilnehmerliste, Gruppeneinteilung und Rückfragen bleiben. Elternkontakte, Ernährungswünsche und medizinische Angaben sollten vor der finalen Einteilung vollständig vorliegen.
- Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem G-Camp. Nenne darin Treffpunkt, Route, benötigte Schlafausrüstung und eine erreichbare Kontaktperson.
- Prüfe Reservierungen, Transport und Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn erneut. Eine Wetteränderung kann Zeltstandorte, Programm und die benötigte Kleidung beeinflussen.
- Kaufe verderbliche Lebensmittel erst kurz vor dem Start und kühle sie direkt danach. Plane die Kühlboxen so, dass Getränke und Zutaten getrennt zugänglich bleiben.
- Baue Empfangstisch, Zelte und Schlafplätze vor der Ankunft der Gruppe auf. Beschrifte Materialien und Schlafplätze; prüfe außerdem Erste-Hilfe-Set und ausgedruckte Notrufnummern.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein G-Camp organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen. So bleiben etwa 7 Tage für fehlende Einwilligungen, medizinische Angaben und die finale Teilnehmerliste.
- Wann müssen die Einwilligungsformulare für ein G-Camp vorliegen?
- Alle Formulare sollten spätestens 7 Tage vor Beginn vorliegen. Wer dann noch fehlt, sollte gezielt kontaktiert werden, bevor Gruppen und Schlafplätze festgelegt werden.
- Wann soll man die Zelte beim G-Camp aufbauen?
- Baue die Zelte am selben Tag mindestens 2 Stunden vor der Ankunft auf. Prüfe dabei Standort, Bodenplanen, Luftmatratzen, Schlafsäcke und Taschenlampen.
- Wie lange vorher sollte man die Teilnehmerinfos verschicken?
- Verschicke die vollständigen Informationen spätestens 3 Tage vorher. Für Route, Treffpunkt, Übernachtung und persönliche Ausrüstung brauchen Familien genügend Vorlauf.
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