Frauenveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst, und kläre dabei Bestuhlung, Buffetfläche, Kleiderständer, Stromanschlüsse und die Uhrzeit für den Zugang. So musst du Raumaufteilung und Technik nicht nachträglich umplanen.
• Schließe die Anmeldeliste nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vorher und besorge Diätmahlzeiten getrennt, damit beim Buffet nichts verwechselt wird.
• Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder und Programmhefte mindestens einen Tag vorher. Lege die Namensschilder alphabetisch am Empfang aus und halte einige leere Exemplare für kurzfristige Änderungen bereit.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag mit genau dem Gerät, das vor Ort verwendet wird. Ein kurzer Soundcheck 60 bis 90 Minuten vor Beginn verhindert, dass die erste Begrüßung ohne Ton startet.
• Kühle Getränke früh genug und stelle Kaffee, Tee, Wasser sowie Snacks vor dem Einlass bereit. Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und kontrolliere vor dem Öffnen noch einmal Buffet, Empfangstisch und Wegweiser.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Frauenveranstaltung planen?

Für eine Veranstaltung mit Referentinnen und Anmeldungen sind 6 bis 8 Wochen realistisch. Beginne mit Location und Programm, verschicke die Einladungen möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und schließe die Detailplanung in der letzten Woche ab.

Wann sollte man die Einladungen für eine Frauenveranstaltung verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und öffne die Anmeldung direkt. Sende 7 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung mit Uhrzeit, Adresse, Programm und einer Bitte, offene Ernährungswünsche nachzutragen.

Wie viele Getränke braucht man für eine Frauenveranstaltung?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und berücksichtige Kaffee und Tee getrennt von kalten Getränken.

Wann soll die Technik bei einer Frauenveranstaltung getestet werden?

Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole einen kurzen Soundcheck 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Lautsprecher, kabelloses Mikrofon, Stromversorgung und alle Verlängerungskabel im aufgebauten Raum.

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