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Fragen-und-Antworten-Runde organisieren: die Checkliste

Bei einer Fragen-und-Antworten-Runde entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Fragen müssen vorab gesammelt, Referenten bestätigt und Technik rechtzeitig getestet werden. Plane außerdem Zeit für Anmeldung, Namensschilder, Getränke und den Aufbau von Tischen und Stühlen ein. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Empfang der Referenten durch die Vorbereitung und zeigt, welche Details am Veranstaltungstag oft zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Fragen im Voraus sammeln

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Fragebogen zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Drucksachen vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Session begleiten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Informellen Austausch moderieren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Mobiliar abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • Hocker für RednerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 60

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 60
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle Fragen nicht erst am Veranstaltungstag: Bitte bei der Anmeldung oder spätestens eine Woche vorher um Einsendungen und fasse sie zu einem übersichtlichen Fragebogen zusammen.
  • Plane den Techniktest mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Prüfe Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer, Leinwand und jedes Verlängerungskabel mit dem tatsächlichen Präsentationsmaterial.
  • Richte den Registrierungstisch vor dem Einlass vollständig ein. Lege Namensschilder, Namensschildhalter und Wegweiser mindestens 30 Minuten vorher bereit, damit die Anmeldung nicht den Raumaufbau verzögert.
  • Kühle Getränke frühzeitig und stelle Kaffeebereich und Snacks vor dem Eintreffen der Gäste bereit. Für eine kurze Runde solltest du Kaffee, Wasser und Geschirr nicht erst während der ersten Fragerunde nachfüllen müssen.
  • Plane für den Raum mindestens 45 Minuten Aufbauzeit ein: lüften, Tische und Stühle stellen, Technik aufbauen, Präsentationsmaterial bereitlegen und Abfallbehälter sichtbar platzieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fragen-und-Antworten-Runde planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Referenten sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein, damit Einladungen und Fragen rechtzeitig verschickt werden können.
Wann sollte man die Fragen für eine Fragen-und-Antworten-Runde sammeln?
Starte die Sammlung mit der Einladung und setze eine Frist von etwa 7 Tagen vor der Veranstaltung. So bleibt genug Zeit, den Fragebogen zusammenzustellen und doppelte oder unklare Fragen zu ordnen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fragen-und-Antworten-Runde?
Plane für Mobiliar, Registrierung, Kaffeebereich und Technik mindestens 45 bis 60 Minuten ein. Ein zusätzlicher Techniktest von 15 Minuten verhindert, dass Mikrofone oder Präsentationen erst während des Programms geprüft werden.
Was muss man bei der Technik einer Fragen-und-Antworten-Runde prüfen?
Teste vor Beginn jedes Funkmikrofon, den tragbaren Lautsprecher, Laptop, Beamer und die Projektionsfläche. Lege außerdem mindestens 15 Minuten Puffer ein und prüfe die Stromversorgung sowie beide Verlängerungskabel.

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