Fotoworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fotoworkshop-Checkliste hilft dir, Unterricht, Technik und praktische Übungen in der richtigen Reihenfolge vorzubereiten. Plane nicht nur Kameras und Objektive ein, sondern auch Speicherkarten, geladene Akkus, Licht, Präsentationstechnik und gedruckte Unterlagen. Kläre früh, wer unterrichtet, wie viele Personen teilnehmen und welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Raumkontrolle, Aufbau und ein letzter Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Workshopraum reservieren
Workshopprogramm ausarbeiten
Lehrer und Assistent festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste bestätigen
Route und Parkinformationen teilen
Cateringmengen berechnen
Fotoausrüstung inventarisieren
2 Personen
Speicherkarten formatieren
Akkus vollständig aufladen
Präsentations- und Übungsdateien testen
Einkaufen gehen
2 Personen
Frische Produkte gekühlt lagern
Namensschilder vorbereiten
Arbeitsblätter und Handouts drucken
Teilnehmende an die Ausrüstung erinnern
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
Raum lüften und beleuchten
Tische und Stühle aufstellen
2 Personen
Präsentationsecke einrichten
2 Personen
Fotostationen aufbauen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Mittagessen und Getränke kühlen
2 Personen
Infotisch aufbauen

Event

Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Workshop und Sicherheitsunterweisung eröffnen
Kamerabedienung demonstrieren
Teilnehmende beim Üben begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
Fotoaufgabe erklären
Teilnehmer bei der Aufgabe begleiten
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Fotos auswählen und besprechen
2 Personen
Werke der Teilnehmenden präsentieren
2 Personen
Fragerunde und Abschluss begleiten
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
Ausrüstung zurückgeben
Teilnehmerfotos sicher teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 24
Buffet-TischAnz. 2
HockerAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-KartenleserAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 6

Fotografie

SystemkamerasAnz. 8
StativeAnz. 8
KameralinsenAnz. 10
ErsatzakkusAnz. 12
SpeicherkartenAnz. 12
KamerataschenAnz. 8
StativplattenAnz. 8
LED-LampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
ReflektorschirmeAnz. 4
HintergrundtücherAnz. 3
KlemmenAnz. 12
GraukartenAnz. 8
ObjektivtücherAnz. 20
LinsenputztücherAnz. 4
Fotodrucker
FotopapierAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 24
SchälchenAnz. 24
GläserAnz. 30
KaffeetassenAnz. 24
BestecksetsAnz. 24
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServiertablettsAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 24
TischdeckenAnz. 6
StiftehalterAnz. 6
Flipchart
Flipchartblätter
MarkerAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche, Anreise sowie die mitgebrachte Ausrüstung. So kannst du Cateringmengen und Übungsplätze realistisch planen.
Teste Präsentation, Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Öffne außerdem alle Übungs- und Präsentationsdateien, statt nur die Hardware einzuschalten.
Lade alle Akkus am Vorabend vollständig auf und formatiere die Speicherkarten erst, nachdem die benötigten Bilder gesichert sind. Prüfe zusätzlich Ersatzakkus, Kartenleser und mobile Ladegeräte.
Baue für die Fotostationen ausreichend Abstand zwischen Stativen, LED-Lampen, Reflektorschirmen und Hintergrundtüchern ein. Lege Klemmen, Graukarten und Objektivtücher an jeder Station bereit, damit die Gruppe nicht suchen muss.
Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lüfte zuerst, stelle danach Tische und Stühle auf und richte Präsentationsecke, Fotostationen sowie Kaffee- und Teebereich ein; Mittagessen und Getränke kommen gekühlt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fotoworkshop-Checkliste erstellen?: Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Workshop mit Raum, Programm und Lehrteam. Zwei Wochen vorher sollten Einladungen, Anmeldungen und die Teilnehmerliste weitgehend geklärt sein.
Wann muss die Technik für einen Fotoworkshop getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Präsentationsdateien und jede Fotostation.
Wie viele Ersatzakkus und Speicherkarten braucht man für einen Fotoworkshop?: Plane pro Kamera mindestens einen vollständig geladenen Ersatzakku und eine zusätzliche Speicherkarte ein. Bei einem ganzen Workshop-Tag solltest du außerdem mobile Ladegeräte und einen USB-Kartenleser bereithalten.
Wann soll der Raum für eine Fotoworkshop geöffnet werden?: Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor dem offiziellen Beginn. Rechne etwa 30 Minuten für Lüften, Beleuchtung und Möbel ein und nutze die restliche Zeit für Technik- und Stationskontrolle.

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