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Fotoworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Fotoworkshop müssen Programm, Betreuung und Technik genau zusammenpassen. Buche zuerst den Raum und die fotografische Betreuung, lege danach Inhalte und Praxisaufgaben fest und verschicke die Einladungen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag geladene Akkus, formatierte Speicherkarten oder passende Kabel für die Präsentation. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Aufbau von Registrierungstisch, Sitzplätzen und Technik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Workshopdatum bestätigen

  • Fotograf für die Betreuung buchen

  • Programm ausarbeiten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Route und Parktipps teilen

  • Catering bestellen

  • Kameras und Objektive reservieren

  • Präsentation zusammenstellen

  • Praxisaufgaben vorbereiten

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Technik und Strom prüfen

    2 Personen

  • Kamerabatterien aufladen

  • Speicherkarten formatieren

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Fotostationen einrichten

    3 Personen

  • Kameras und Zubehör bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • Kameraeinstellungen demonstrieren

  • Komposition vorführen

  • Die erste Fotoaufgabe erklären

  • Erste Fotoaufgabe begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fotos für die Besprechung auswählen

    2 Personen

  • Fotos gemeinsam besprechen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Buffet und Getränke auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Zweite Fotoaufgabe erklären

  • Zweiten Fotoauftrag begleiten

    3 Personen

  • Blitzlicht demonstrieren

  • Abendfotos machen

    3 Personen

  • Arbeit besprechen und Fragen beantworten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kameras einsammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Batterien vor der Lagerung aufladen

  • Fotoausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Gemietete Location übergeben

    2 Personen

  • Teilnehmerfotos sichern

  • Fotos an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Buffet-Tisch
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • SystemkamerasAnz. 8
  • Standard-ZoomobjektiveAnz. 8
  • PorträtobjektiveAnz. 4
  • StativköpfeAnz. 8
  • KamerastativeAnz. 8
  • Externe BlitzgeräteAnz. 4
  • BlitzschirmeAnz. 4
  • ReflektorschirmeAnz. 4
  • Zusätzliche KamerabatterienAnz. 16
  • SpeicherkartenAnz. 16
  • KartenleserAnz. 4
  • LaptopsAnz. 4
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-PanelleuchtenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • GläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • ServierbesteckAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Präsentation

  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 2
  • MarkerAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 24
  • ArbeitsblätterAnz. 30
  • ProgrammeAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 4
  • KlebebandAnz. 4
  • SchreibmappenAnz. 24

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 24

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischset
  • MülleimerAnz. 3

Aufräumen

  • MaterialkistenAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 50
  • EtikettenaufkleberAnz. 2
  • Wasserdichte TaschenAnz. 4

Tipps

  • Plane die Präsentation und die Praxisaufgaben spätestens zwei Wochen vor dem Workshop. So bleibt Zeit, den Ablauf mit dem Fotografen abzustimmen und Übungen auf die vorhandenen Kameras und Objektive anzupassen.
  • Fordere bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Kamerakenntnisse ab. Verschicke Teilnehmerinformationen, Route und Parktipps mindestens 5 Tage vor dem Termin.
  • Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass: Schließe Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am Vortag testweise an. Lege außerdem mindestens einen Kartenleser und USB-Sticks für die Bildübertragung bereit.
  • Lade alle Kamera- und Blitzakkus am Vorabend vollständig auf und formatiere die Speicherkarten erst danach. Nimm zusätzliche Batterien und Speicherkarten mit, damit eine Praxisübung nicht wegen leerem Akku endet.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Tische und Stühle zuerst auf, prüfe anschließend Licht, Strom und Präsentationstechnik und inspiziere zum Schluss die Räume.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fotoworkshop organisieren?
Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Raum, Termin und Fotograf. Vier Wochen vor dem Workshop sollten Programm und Einladungen fertig sein, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Fotoworkshop?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Beleuchtung und Präsentationstechnik. Bei mehreren Kameras, Stativen oder Blitzgeräten sind 90 Minuten realistischer.
Was muss ich für einen Fotoworkshop an Technik prüfen?
Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Stromversorgung und Verlängerungskabel am Vortag. Lade alle Akkus vollständig und halte mindestens eine zusätzliche Speicherkarte pro Kamera bereit.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?
Verschicke die Informationen spätestens 5 Tage vor dem Workshop. Route, Parkhinweise, Startzeit, benötigte Ausrüstung und Hinweise zu den Praxisaufgaben gehören in dieselbe Nachricht.

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