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Fotowettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Fotowettbewerb müssen Einsendungen, Jury und Ausstellung aufeinander abgestimmt sein. Lege zuerst Regeln, Fristen und Bewertung fest, bevor du das Anmeldeformular und die Einladungen verschickst. Plane außerdem genug Zeit für die Prüfung und den Druck der Fotos ein. Am Veranstaltungstag zählen klare Beschriftungen, getestete Technik und ein Aufbauplan, damit die Jury und die Gäste sofort wissen, wohin sie müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Spielregeln festlegen

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Location reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einreichungen bestätigen

    2 Personen

  • Fotos prüfen

    2 Personen

  • Fotos drucken lassen

  • Juryformulare vorbereiten

  • Preise und Zertifikate organisieren

  • Präsentation vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Einsendungen sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Ausstellungswände aufstellen

    3 Personen

  • Fotos aufhängen

    3 Personen

  • Fotolabel anbringen

    2 Personen

  • Wahlkabine einrichten

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Wettbewerb erläutern

  • Jurybewertung begleiten

    3 Personen

  • Publikumsstimmen sammeln

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Stimmen zählen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fotos und Materialien abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer über das Ergebnis informieren

  • Preise an abwesende Gewinner senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • AusstellungswändeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 50

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 60
  • ZertifikateAnz. 10
  • PreiseAnz. 3
  • Roter Teppich

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • USB-StickAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • KlebebandAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 10
  • JuryformulareAnz. 15
  • StimmzettelAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Teilnahmefrist mindestens 7 bis 14 Tage vor der Ausstellung fest. So bleibt Zeit, Fotos zu prüfen, fehlende Angaben nachzufordern und die endgültige Anzahl der Beiträge zu bestätigen.
  • Plane für jedes eingereichte Foto ein Label mit Titel, Name und Kategorie ein. Bereite die Beschriftungen vor dem Aufhängen vor, damit die Ausstellung nicht erst kurz vor Beginn sortiert werden muss.
  • Rechne bei der Jury mit mindestens 10 bis 15 Minuten pro Bewertungsrunde und bereite ein Formular pro Jurymitglied vor. Die Bewertung wird deutlich übersichtlicher, wenn alle nach denselben Kriterien urteilen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Lege die Präsentation zusätzlich auf einem USB-Stick ab, falls der Laptop oder die Verbindung ausfällt.
  • Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und stelle Geschirr, Serviertabletts sowie Kaffee- und Teezubehör gemeinsam bereit. Prüfe außerdem die erfassten Ernährungswünsche, bevor das Catering ausgegeben wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fotowettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du die Location reservieren, Regeln und Anmeldeformular erstellen, Werbung verschicken und die Jury festlegen.
Wie lange sollte die Anmeldefrist für einen Fotowettbewerb sein?
Eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen ist für viele Fotowettbewerbe praktikabel. Beende sie mindestens 7 bis 14 Tage vor der Ausstellung, damit Prüfung, Druck und Sortierung rechtzeitig abgeschlossen werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fotoausstellung?
Plane für Tische, Stühle, Ausstellungswände, Fotos und Labels mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne die Location möglichst 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass, wenn zusätzlich Technik und Catering vorbereitet werden müssen.
Wie viele Jurymitglieder braucht ein Fotowettbewerb?
Mit 3 bis 5 Jurymitgliedern erhältst du unterschiedliche Bewertungen, ohne die Abstimmung unnötig zu verlängern. Lege vorab einheitliche Kriterien fest und bereite pro Person ein Bewertungsformular vor.

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