Checklist para organizar un concurso de fotografía
Organizar un concurso de fotografía requiere coordinar dos partes: la competición y la exposición final. Antes de anunciarlo, deja cerradas las reglas, las categorías, el jurado y el sistema de inscripción. Después tendrás que revisar las fotos, preparar copias, etiquetas y formularios de votación, y montar el espacio con tiempo. Esta checklist te guía desde la planificación inicial hasta la entrega de premios, incluyendo detalles que suelen quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Establecer las reglas de la competición
2 personas
Definir el jurado
Reservar el lugar
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las inscripciones
2 personas
Comprobar las fotos
2 personas
Mandar imprimir las fotos
Preparar los formularios del jurado
Gestionar premios y certificados
Preparar la presentación
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Clasificar las inscripciones
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar las paredes de exposición
3 personas
Colgar fotos
3 personas
Colocar etiquetas de fotos
2 personas
Montar la cabina de votación
Preparar la restauración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Explicar la competición
Coordinar la evaluación del jurado
3 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Contar los votos
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar fotos y materiales
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Informar a los participantes sobre el resultado
Enviar premios a los ganadores ausentes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Paredes de exposicióncant. 8
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharillascant. 50
Decoración
- Mantelescant. 8
- Marcos de fotoscant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Certificadoscant. 10
- Premioscant. 3
- Alfombra roja
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Memoria USBcant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 10
- Hojas de evaluación del juradocant. 15
- Boletascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las reglas y los criterios de valoración antes de enviar invitaciones. Indica el formato de entrega, el número máximo de fotos por participante y la fecha límite, para evitar consultas y cambios durante las inscripciones.
- Reserva el lugar y dibuja la distribución al menos 2 semanas antes. Cuenta con espacio para las paredes de exposición, mesas y sillas, la cabina de votación y una zona separada para bebidas y comida.
- Revisa las inscripciones y las fotos en cuanto lleguen, no solo al terminar el plazo. Haz una lista de comprobación con nombre, categoría, autorización y calidad del archivo antes de mandar imprimir las fotografías.
- Prepara la parte técnica como mínimo 2 horas antes de abrir. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono con los mismos cables y regletas que usarás durante la presentación.
- Enfría las bebidas y monta el catering antes de que llegue el público. Calcula 2 o 3 bebidas por persona para la primera hora y deja preparados vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y servilletas en un punto de servicio claro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de fotografía?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá convocatoria pública, jurado e impresión de fotografías. Reserva el lugar y define las reglas primero; deja al menos 10 días para recibir y revisar las inscripciones.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para comprobar las fotos, clasificarlas, preparar los formularios del jurado y mandar imprimir las copias.
- ¿Cuánto tarda en montarse una exposición de fotografías?
- Calcula entre 3 y 4 horas para colocar paredes, mesas, sillas, fotos, marcos y etiquetas si el material ya está preparado. Abre el espacio al menos 2 horas antes para corregir la distribución y probar la técnica.
- ¿Cuántas fotos debe valorar cada miembro del jurado?
- Procura que cada jurado valore entre 20 y 40 fotos por sesión para mantener criterios coherentes. Si hay más obras, divídelas por categorías o prepara una primera selección antes de la votación final.
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