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Fotovortrag organisieren: Die praktische Checkliste

Bei einem Fotovortrag müssen Inhalt, Raum und Technik zum gleichen Zeitpunkt bereitstehen. Lege zuerst Datum und Programm fest, bestätige die Referenten und reserviere den Saal. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Aufbau, Präsentationstest, Anmeldung und den Empfang der Redner. Diese Checkliste hilft dir, die 43 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Präsentationsdateien erhalten

  • Programm und Route teilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Saal öffnen und lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Laptop und Präsentation anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon und Ton testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Eingang und Anmeldung einrichten

    2 Personen

Event

  • Redner empfangen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag ankündigen

  • Präsentation moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abendbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Informelle Fotobesprechung leiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Präsentationsdateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • Präsentationstisch
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ZuckerschalenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 12
  • ProgrammflyerAnz. 60
  • Fotodrucke für die AusstellungAnz. 20
  • BilderrahmenAnz. 20
  • FotohalterAnz. 20

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Referenten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fotovortrag und fordere die Präsentationsdateien mindestens 5 Tage vorher an. So kannst du Dateiformat, Videos und Bildqualität rechtzeitig prüfen.
  • Plane den Techniktest nicht erst zum Einlass: Stelle Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 90 Minuten vorher auf und teste den Ton im gesamten Saal.
  • Richte die Anmeldung 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein. Lege die ausgedruckte Teilnehmerliste, Namensschilder und Stifte auf den Registrierungstisch, damit Besucher ohne Warteschlange eingecheckt werden können.
  • Kläre Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin und bestelle das Catering danach. Für Kaffee und Wasser brauchst du einen eigenen Bereich mit Kaffeemaschine, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen und Gläsern.
  • Öffne und lüfte den Saal etwa 60 Minuten vor Beginn. Stelle Stühle und Tische auf, decke den Präsentations- und Buffetbereich ein und kühle die Getränke, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fotovortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Referenten bestätigen, ein Saal reservieren, Einladungen verschicken und Anmeldungen bearbeiten.
Wann sollte ich die Präsentation für den Fotovortrag anfordern?
Bitte die Referenten spätestens 5 Tage vor dem Termin um ihre Präsentationsdateien. Plane zusätzlich mindestens 90 Minuten am Veranstaltungstag für den Techniktest ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Fotovortrags?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Bestuhlung, Präsentationstisch, Beamer, Leinwand, Laptop, Ton und Kaffeebereich. Öffne und lüfte den Saal etwa 60 Minuten vor Beginn.
Wann sollte das Catering für einen Fotovortrag bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher, wenn Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen. Erfasse diese Wünsche während der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl anschließend an den Anbieter weiter.

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