Foodtruck-Festival organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Foodtruck-Festival steht und fällt nicht nur mit dem Essen. Bevor du Einladungen verschickst, müssen Datum, Ort, Genehmigung, Stromversorgung und die Aufteilung der Trucks geklärt sein. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer, Parkinformationen und das Musikprogramm. Plane außerdem früh, wie Getränke gekühlt, Mehrweggeschirr zurückgegeben und Müll entsorgt wird. So vermeidest du Warteschlangen, fehlende Anschlüsse und hektische Nachkäufe am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsdatum bestätigen
- 2
Foodtrucks festlegen
- 3
Genehmigung prüfen
- 4
Location bestätigen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Stromversorgung festlegen
- 7
Müllentsorgung organisieren
- 8
Toilettenanlagen bestätigen
- 9
Foodtruck-Aufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Lageplan ausarbeiten
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Festival online ankündigen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Foodtruck-Informationen sammeln
- 17
Menükarten einsammeln
- 18
Musikprogramm festlegen
- 19
Lieferanten bestätigen
- 20
Parkinformationen veröffentlichen
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Bestandsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 26
Kassen testen
2 Personen
- 27
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 28
Foodtrucks empfangen
3 Personen
- 29
Foodtrucks positionieren
4 Personen
- 30
Strom anschließen
3 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 33
Getränkestand aufbauen
3 Personen
- 34
Kassenbereiche einrichten
2 Personen
- 35
Menütafeln aufstellen
2 Personen
- 36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 37
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 39
Hintergrundmusik testen
2 Personen
- 40
Lebensmittelsicherheit prüfen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 42
Abschlusskontrolle des Geländes durchführen
3 Personen
Event
- 43
Getränkeverkauf starten
3 Personen
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Foodtrucks beliefern
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Tische sauber halten
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Servietten auffüllen
- 51
Foodtruck-Schlangen betreuen
2 Personen
- 52
Diätfragen beantworten
- 53
Musik bedienen
- 54
Beleuchtung einschalten
- 55
Verlorene Gegenstände erfassen
- 56
Abschlussbestellungen abwickeln
3 Personen
- 57
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Getränkeverkauf abschließen
3 Personen
- 59
Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
- 60
Kassen abschließen
2 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 62
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 63
Abfall sammeln
4 Personen
- 64
Gelände reinigen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 67
Materialien reinigen
3 Personen
- 68
Stromversorgung entfernen
3 Personen
- 69
Beleuchtung abhängen
2 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Kautionsmaterialien zurückbringen
2 Personen
- 73
Restbestand einlagern
2 Personen
- 74
Fundsachen bearbeiten
- 75
Lieferantenrechnungen sammeln
- 76
Abfallcontainer abholen lassen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 10
- PartyzelteAnz. 4
- KassentischeAnz. 2
- Getränkebar
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 400
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 250
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 300
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- GetränkekühlerAnz. 2
- KassensystemeAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
- HandfunkgeräteAnz. 6
- MobiltelefoneAnz. 3
- Lautsprecher für MusikAnz. 2
- Mischpult
- Mikrofon
- LadestationenAnz. 2
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 14
- MenükartenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 4
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- KreidestifteAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LaternenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 14
- AbfallcontainerAnz. 4
- AbfallzangenAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- BlechdosenAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Foodtrucks erst fest, wenn Fläche und Strombedarf bekannt sind. Trenne die Stände im Lageplan nach Ausgabebereich, Sitzplätzen und Laufwegen, damit sich die Schlangen nicht kreuzen.
- Prüfe Genehmigung und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob Toilettenanlagen, Musik und zusätzliche Stromanschlüsse besondere Vorgaben haben.
- Sammle von jedem Foodtruck Menü, Preise, Allergene, Strombedarf und Ankunftszeit spätestens 3 Wochen vorher. Daraus kannst du Menükarten, die Aufteilung und die Lieferantenabstimmung erstellen.
- Plane Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle sie mindestens 4 Stunden vorher. Kontrolliere außerdem Mehrwegbecher, Teller und Besteck gegen die Bestandsliste.
- Teile Helfer in feste Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Eine Person sollte für Strom und Funkgeräte zuständig sein, während andere Anmeldungen, Müll, Getränkebar und die Betreuung der Trucks übernehmen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Foodtruck-Festival organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Versicherung, Foodtrucks, Location, Strom und Toiletten sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Festival?
- Plane ungefähr einen Foodtruck pro 75 bis 100 Gäste, abhängig von Menü und Ausgabezeit. Bei 300 Gästen sind daher meist 3 bis 4 Trucks sinnvoll, ergänzt um einen separaten Getränkestand.
- Wie viel Strom braucht ein Foodtruck-Festival?
- Erfrage den Bedarf jedes Trucks spätestens 3 Wochen vorher und addiere Geräte wie Kaffeemaschinen, Kühlung und Musiktechnik. Lege anschließend Stromkreise, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln im Lageplan fest, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
- Wann sollte man Getränke und Eis für ein Foodtruck-Festival einkaufen?
- Kaufe haltbare Getränke und Verbrauchsmaterialien 2 bis 3 Tage vorher und stelle die Kühlung mindestens 4 Stunden vor Beginn an. Eiswürfel solltest du am Veranstaltungstag nach Bedarf nachkaufen oder in mehreren Kühlboxen bereitstellen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!